External Relations & Partnerships Specialist/ Spécialiste, relations externes et partenariats

                                         External Relations & Partnerships Specialist

The opportunity: 

CaRMS is seeking an experienced relationship builder who thrives on connecting with partners, understanding their evolving needs, and translating those insights into opportunities that strengthen collaboration and inform organizational priorities. This role serves as the primary relationship manager for many of CaRMS' external partners and stakeholders. Success in this role comes from building trust, facilitating meaningful conversations, identifying emerging trends, and ensuring partner perspectives are represented across the organization.

Working closely with Product, Delivery, and Leadership, the successful candidate will bring external insights into internal discussions while fostering long-term partnerships that support CaRMS' strategic objectives.

This is a full-time, permanent, fully remote position. The successful candidate must be based in Canada and have the ability and willingness to travel as required. The language requirement for this role is bilingual (English and French). Occasional overtime may be required to meet critical deadlines.

Role and responsibilities:

Relationship Management & Stakeholder Engagement

• Build and maintain trusted, long-term relationships with partner organizations, faculties of medicine, and other key stakeholders.
• Serve as a primary point of contact for external partners, fostering collaboration and open communication.
• Lead stakeholder meetings to understand partner priorities, challenges, and emerging opportunities.
• Represent CaRMS at external meetings, conferences, committees, and working groups.
• Strengthen relationships through regular engagement and proactive communication.

Partner Insights & Strategic Advice

• Gather feedback from partners through discussions, meetings, and sector engagement.
• Identify recurring themes, emerging issues, and opportunities across the medical education landscape.
• Translate stakeholder insights into clear recommendations for internal teams.
• Prepare briefing materials and reports that support strategic planning and organizational decision-making.

Internal Collaboration

• Work closely with Product, Delivery, and Leadership to ensure partner perspectives are well understood and considered in planning and decision-making.
• Support product teams by providing contextual insight, validation, and partner impact analysis—without owning product decisions.
• Act as a trusted advisor by bringing stakeholder and market perspectives into cross-functional discussions.

Growth & Partnerships

• Identify opportunities for new partnerships or enhancements that align with product direction and organizational strategy.
• Monitor trends within Canadian medical education and residency matching.
• Provide insights and recommendations to leadership on partnership approaches, ecosystem positioning, and sector dynamics.

Qualifications:

Required:

• Bachelor’s degree in business, management, economics, public administration, communications or a related discipline.
• Five (5) or more years of experience in external relations, stakeholder engagement, partnership management, membership engagement, account management, client relationship management, or a related field.
• Experience working within a not-for-profit, association, healthcare, post-secondary, government, or other complex stakeholder-driven environment.
• Experience in medical education, preferably within a faculty of medicine, medical school, residency program, or related environment of the CaRMS match process and medical education landscape.
• Experience facilitating discussions, gathering stakeholder insights, and translating feedback into actionable recommendations.
• Proficiency with digital collaboration tools (Microsoft 365, Asana, etc.).
• Bilingual (English/French).

Preferred:

• Master’s degree in related discipline.
• A not-for-profit background.
• Ability (or interest to learn) modern AI‑assisted design and analysis tools to structure partner. feedback, identify patterns, and produce clear, actionable insights that inform product discussions.

Key Competencies:

• High ownership and growth mindset.
• Strategic communication
• Facilitation and consultation
• Ability to lead initiatives and influence cross-functional teams.
• Project coordination and time management.
• Comfortable working in a fast-paced, remote-first environment.
• Adaptability and problem-solving.
  
  

The successful candidate: 

The successful candidate brings extensive experience in external relations, partnership development, or stakeholder engagement within complex or regulated environments. They have a proven ability to build trusted, long-term relationships with partner organizations, facilitate meaningful discussions, and identify opportunities that support organizational growth and shared objectives.

They are strong communicator and collaborator who can translate partner insights, market trends, and feedback into clear recommendations for leadership. Comfortable working cross-functionally, the successful candidate is skilled at influencing without authority and aligning internal teams around partner and sector priorities.

Highly organized and results-oriented, they are adept at managing multiple initiatives in a remote-first environment and are comfortable working with data, digital tools, and collaboration platforms to inform decision-making and track outcomes.

What we offer:

CaRMS is committed to fostering an equitable, diverse, and inclusive workplace. We offer a remote-first work environment that supports continuous quality improvement (CQI) and professional development, along with a comprehensive benefits program and an industry-leading defined contribution pension plan. The salary range for this position is $80,000–$90,000, commensurate with experience.

About CaRMS:

The Canadian Resident Matching Service (CaRMS) is a national, independent, not-for-profit organization that provides digital solutions and expertise that matches medical students with training opportunities in Canada.

CaRMS’ mission is to serve as trusted stewards, builders, and innovators of data informed application and matching services. Our vision is to provide the best possible outcomes for both applicants and faculty through safe, fair, and equitable application and matching systems.

Established in 1970 to provide a fair, objective, and transparent process, CaRMS works with the medical education community, medical schools, and residents/students to provide the digital platform, mathematical algorithm, and knowledge that matches students with medical residency training opportunities.

As a client-focused organization, our success is driven by a caring, collaborative, and committed team.

Learn more at www.carms.ca.

Note:

CaRMS uses automation tools to assist with the organization and screening of applications. All stages of recruitment decisions are led by people within the team.

Equity, Diversity and Inclusion

CaRMS is committed to fostering an equitable, diverse, and inclusive workplace. We welcome applications from all qualified individuals, including women, visible minorities, First Nations, Inuit and Métis peoples, persons with disabilities, and individuals of all sexual orientations, gender identities, and gender expressions.

Accommodations are available upon request throughout all stages of recruitment process. Please let us know during the application process.

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                                                        Spécialiste, relations externes et partenariats

L’occasion : 

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est à la recherche d’une personne expérimentée qui aime tisser des liens avec les partenaires, comprendre l’évolution de leurs besoins et transformer ces renseignements en occasions permettant de renforcer la collaboration et d’éclairer les priorités de l’organisme. La personne titulaire de ce poste agit comme principale responsable des relations de CaRMS auprès de bon nombre de ses partenaires externes et parties prenantes. La réussite dans ce rôle repose sur l’établissement de relations de confiance, l’animation d’échanges constructifs, le repérage des tendances émergentes et la représentation des points de vue des partenaires dans l’ensemble de l’organisme.

Travaillant en étroite collaboration avec les équipes responsables de la gestion du produit et de la livraison, ainsi qu’avec l’équipe de direction, la personne retenue mettra à profit les renseignements externes dans les discussions internes tout en cultivant des partenariats à long terme qui appuieront les objectifs stratégiques de CaRMS.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, entièrement en télétravail. La personne retenue doit résider au Canada et avoir la capacité et la volonté de se déplacer au besoin. Ce poste comporte une exigence linguistique de bilinguisme (anglais et français). Des heures supplémentaires peuvent occasionnellement être nécessaires pour respecter des échéanciers critiques.

Rôle et responsabilités :

Gestion des relations et mobilisation des parties prenantes

• Établir et entretenir des relations de confiance à long terme avec les organismes partenaires, les facultés de médecine et d’autres parties prenantes clés.
• Agir en tant que point de contact principal pour les partenaires externes, en favorisant la collaboration et une communication ouverte.
• Diriger des rencontres avec les parties prenantes afin de comprendre les priorités et les défis des partenaires ainsi que les occasions qui se présentent.
• Représenter CaRMS aux rencontres externes, aux conférences ainsi qu’au sein de comités et de groupes de travail.
• Consolider les relations par des échanges réguliers et une communication proactive.

Perspectives des partenaires et conseils stratégiques

• Recueillir la rétroaction des partenaires lors de discussions, de rencontres et d’activités de mobilisation sectorielle.
• Repérer les thèmes récurrents, les enjeux émergents et les occasions dans l’ensemble du secteur de la formation médicale.
• Transformer les renseignements des parties prenantes en recommandations claires à l’intention des équipes internes.
• Préparer des documents d’information et des rapports à l’appui de la planification stratégique et de la prise de décisions organisationnelle.

Collaboration interne

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes responsables de la gestion du produit et de la livraison, ainsi que l’équipe de direction afin que les points de vue des partenaires soient bien compris et pris en compte dans la planification et la prise de décisions.
• Soutenir les équipes responsables de la gestion du produit en fournissant un éclairage contextuel, une validation et une analyse de l’incidence sur les partenaires, sans pour autant assumer les décisions liées au produit.
• Agir comme conseiller ou conseillère de confiance en apportant les points de vue des parties prenantes et du marché aux échanges interfonctionnels.

Croissance et partenariats

• Repérer les occasions de nouveaux partenariats ou d’améliorations qui s’harmonisent avec l’orientation du produit et la stratégie de l’organisme.
• Suivre les tendances dans le domaine de l’enseignement médical et du jumelage aux programmes de résidence au Canada.
• Fournir à la direction des analyses et des recommandations sur les approches de partenariat, le positionnement dans l’écosystème et la dynamique du secteur.

Qualifications :

Exigences :

• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion, en économie, en administration publique, en communications ou autre discipline connexe;
• Cinq (5) années ou plus d’expérience en relations externes, en mobilisation des parties prenantes, en gestion de partenariats, en mobilisation des membres, en gestion de comptes, en gestion des relations avec la clientèle ou dans un domaine connexe.
• Expérience de travail au sein d’un organisme à but non lucratif, d’une association, du secteur des soins de santé, du milieu postsecondaire, d’un organisme gouvernemental ou d’un autre environnement complexe axé sur les parties prenantes.
• Expérience dans le domaine de l’enseignement médical, de préférence au sein d’une faculté ou d’une école de médecine, d’un programme de résidence ou autre milieu connexe, ainsi qu’une connaissance du processus de jumelage de CaRMS et du secteur de la formation médicale;
• Expérience de l’animation de discussions, de la collecte des constats des parties prenantes et de la transformation de la rétroaction en recommandations exploitables.
• Maîtrise des outils de collaboration numérique (Microsoft 365, Asana, etc.);
• Bilinguisme (anglais et français).

Atouts :

• Maîtrise dans toute autre discipline connexe;
• Expérience au sein d’un organisme à but non lucratif;
• Capacité (ou intérêt à apprendre) à utiliser des outils modernes de conception et d’analyse assistés par l’IA pour structurer la rétroaction des partenaires, dégager des tendances et produire des constats clairs et exploitables qui éclairent les discussions sur le produit.

Compétences clés :

• Fort sens des responsabilités et volonté d’apprendre et de progresser;
• Communication stratégique
• Animation et consultation
• Capacité à diriger des initiatives et à mobiliser les équipes interfonctionnelles;
• Coordination de projets et gestion du temps;
• Aisance à travailler dans un environnement au rythme soutenu à prédominance virtuelle;
• Capacité d’adaptation et résolution de problèmes.
  
  

Profil recherché 

La personne retenue possède une vaste expérience en relations externes, en développement de partenariats ou en mobilisation des parties prenantes dans des environnements complexes ou réglementés. La personne a démontré sa capacité à nouer des relations de confiance durables avec les organismes partenaires, à susciter des échanges constructifs et à repérer les occasions qui favorisent la croissance de l’organisme et l’atteinte d’objectifs communs.

Dotée de solides aptitudes pour la communication et la collaboration, elle sait transformer les renseignements des partenaires, les tendances du marché et la rétroaction en recommandations claires à l’intention de la direction. À l’aise dans un mode de travail interfonctionnel, la personne retenue sait rallier les équipes internes par la concertation plutôt que par l’autorité, et harmoniser leurs priorités avec celles des partenaires et du secteur.

Très organisée et axée sur les résultats, elle sait mener de front de multiples initiatives dans un environnement à prédominance virtuelle et travailler aisément avec les données, les outils numériques et les plateformes de collaboration pour éclairer la prise de décisions et suivre les résultats.

Ce que nous offrons :

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) s’engage à favoriser un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif. Nous offrons un environnement de travail à prédominance virtuelle, propice à l’amélioration continue de la qualité (ACQ) et au perfectionnement professionnel, de même qu’un programme complet d’avantages sociaux et un régime de retraite à cotisations déterminées parmi les meilleurs de l’industrie. L’échelle salariale pour ce poste est de 80 000 $ à 90 000 $, selon l’expérience.

À propos de CaRMS :

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme national, indépendant et sans but lucratif qui offre des solutions numériques et de l’expertise pour jumeler des étudiants en médecine à des occasions de formation au Canada.

La mission de CaRMS est d’agir à titre d’intendant de confiance, de bâtisseurs et d’innovateurs en matière de services de candidature et de jumelage fondés sur les données. Notre vision est d’offrir les meilleurs résultats possibles, tant pour les candidats que pour les facultés, grâce à des systèmes de candidature et de jumelage sécuritaires, justes et équitables.

Créé en 1970 afin d’assurer un processus juste, objectif et transparent, CaRMS travaille avec la communauté de l’enseignement médical, les facultés de médecine ainsi que les résidents et étudiants pour fournir la plateforme numérique, l’algorithme mathématique et les connaissances qui jumèlent les étudiants à des occasions de formation en résidence médicale.

En tant qu’organisme centré sur le client, nous devons notre succès à notre équipe bienveillante, collaborative et engagée.

Pour en savoir plus, visitez www.carms.ca.

Remarque :

CaRMS utilise des outils d’automatisation afin d’aider à l’organisation et au tri des candidatures. Toutes les décisions liées au recrutement sont prises par des personnes au sein de l’équipe.

Équité, diversité et inclusion

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) s’engage à favoriser un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris les femmes, les minorités visibles, les Premières Nations, les Inuits et les Métis, les personnes en situation de handicap, ainsi que les personnes de toutes orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement. Veuillez nous en informer pendant le processus de candidature.