(VA) Virtuelle Assistenz / Vertreibsassistenz (w/m/d) - Sales Support (Teilzeit, 100% Remote)

NETSHAKE sucht die Person, die den Vertrieb am Laufen hält.

Seit 26 Jahren bauen wir bei NETSHAKE Onlineshops, machen sie sichtbar und skalieren sie auf das nächste Level – als AI-First-Agentur und Shopify-Premier-Partner der ersten Reihe. Unser Vertrieb verkauft. Jeden Tag. Damit das so bleibt, brauchen wir jemanden, der hinter den Kulissen für Tempo und Ordnung sorgt.

Du bist durchsetzungsstark, bleibst dran, bis eine Antwort da ist, und hast kein Problem damit, offene Zahlungen einzufordern. Du sorgst dafür, dass jedes Angebot rausgeht und jeder Upsell auf dem Tisch liegt – bevor der Vertrieb danach fragt. 3 Stunden am Tag, remote, mit Wirkung, die man sieht.

Aufgaben

• Team- & Aktivitäts-Monitoring: Du prüfst täglich die Sales-Aktivitäten im CRM (Calls, Tasks, offene To-dos), erkennst, wo etwas hakt, und meldest Auffälligkeiten an die Vertriebsleitung.
• Offene Zahlungen im Blick: Du überwachst offene Rechnungen und Zahlungseingänge, versendest Zahlungserinnerungen und stimmst dich bei Bedarf mit der Buchhaltung ab.
• Angebote & Nachverfolgung: Du erstellst und versendest Angebote nach Vorlage, hältst deren Status im CRM aktuell und fasst konsequent nach.
• Upsells vorbereiten & bereitstellen: Du identifizierst bestehende Upsell-Potenziale bei laufenden Kunden, bereitest die passenden Upsell-Angebote auf und stellst sie dem Vertrieb rechtzeitig bereit – inklusive Wiedervorlagen, damit kein Verkaufsanlass verloren geht und das Team die Upsells aktiv platzieren kann.
• Pipeline-Hygiene & Follow-ups: Du pflegst Leads und Deals im CRM, sorgst für saubere Stages, terminierst Wiedervorlagen und fasst bei No-Shows und offenen Leads eigenständig nach.
• Termin- & Kalenderkoordination: Du koordinierst Sales-Calls, hältst den Kalender von GF/Vertriebsleitung sauber und erinnerst rechtzeitig an anstehende Termine.Reporting: Du bereitest kurze tägliche bzw. wöchentliche Sales-Reports und KPIs auf, sodass die Vertriebsleitung jederzeit den Überblick hat.
• Administrative Unterstützung: Datenpflege, Templates, kleine Recherchen und alles, was im Tagesgeschäft des Vertriebs anfällt.

Qualifikation

• Erfahrung als Virtual Assistant, im Vertriebsinnendienst oder Sales Support.
• Sehr strukturiert, zuverlässig und detailgenau – Zugesagtes wird eingehalten.
• Eigenständige, proaktive Arbeitsweise: Du kommst mit Lösungen, nicht mit Problemen.
• Sicher im Umgang mit einem CRM (idealerweise Close), Google Workspace/MS Office und Tools wie ClickUp.
• Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift; Englisch von Vorteil.
• KI-affin: Du nutzt KI-Tools selbstverständlich, um schneller und präziser zu arbeiten (wir sind AI-First).
• Diskretion und Verbindlichkeit im Umgang mit sensiblen Kunden- und Zahlungsdaten.

Benefits

• Systeme, die Freiheit schaffen: Erprobte Prozesse, klare Vorlagen und saubere Tools aus 25 Jahren Markterfahrung – du arbeitest strukturiert statt im Chaos und weißt jederzeit, was zu tun ist.
• AI-First arbeiten: Zugang zu Premium-KI-Tools und ein Team, das KI wirklich nutzt. Du lernst, wie man Sales-Support smarter, schneller und präziser macht – Wissen, das dich in jeder künftigen Rolle wertvoller macht.
• Shopify-Know-how gratis: Kostenfreier Zugang zu exklusivem Shopify-Wissen, das in der E-Commerce-Branche extrem gefragt ist – und bei dir bleibt.
• Klare Kommunikation & ehrliches Feedback: Direktes, konkretes Feedback auf Augenhöhe. Keine Spielchen, keine Schleifen – nur Klarheit und Entwicklung.
• Echte Verantwortung statt Fließbandarbeit: Du bist die zentrale Stelle, die dem Vertrieb den Rücken freihält. Deine Arbeit ist sichtbar und macht einen messbaren Unterschied.
• Langfristig & planbar: Feste Zeitfenster, verlässliche Zusammenarbeit, pünktliche Bezahlung – wir suchen jemanden, der mit uns wächst, nicht für ein Projekt.
• Teil eines Teams, das gewinnt: Auch remote bist du Teil einer der führenden Shopify-Plus-Agenturen im deutschsprachigen Raum – #1 E-Commerce-Incubator, TÜV-zertifiziert.

Rahmen

• ca. 3 Stunden pro Tag, Montag bis Freitag (ca. 15 Std./Woche), 100 % remote.
• Feste tägliche Zeitfenster mit Überschneidung zu unseren Kernarbeitszeiten (DACH/Dubai).
• Langfristige Zusammenarbeit, Start ab sofort.

So bewirbst du dich

Schick uns deinen Lebenslauf und in 3–4 Sätzen, wie du im Sales schon einmal für Ordnung und Nachverfolgung gesorgt hast – und welches KI-Tool du dabei einsetzt.