Office Administrator

Vacature: Office Administrator (Parttime – Remote)

Word jij de administratieve spil van JK België?

JK is een toonaangevend Europees bedrijf gespecialiseerd in innovatieve vloerverwarmingssystemen. Vanuit verschillende vestigingen in Europa werken wij dagelijks aan hoogwaardige oplossingen voor onze klanten. Voor onze Belgische organisatie zoeken wij een gestructureerde en proactieve Office Administrator die ons ondersteunt op administratief, HR- en organisatorisch vlak.

Deze functie is ideaal voor iemand die graag zelfstandig werkt, overzicht houdt en energie krijgt van een afwisselende rol. Je werkt grotendeels vanuit huis en bent het eerste aanspreekpunt voor veel interne administratieve processen.

Jouw rol

Als Office Administrator zorg je ervoor dat onze Belgische organisatie administratief soepel draait. Je ondersteunt zowel de dagelijkse bedrijfsvoering als HR-processen en bent verantwoordelijk voor het bewaken van procedures, documentatie en compliance. Geen dag is hetzelfde. Je schakelt tussen administratie, HR, veiligheid, communicatie en algemene ondersteuning van het management.

Werkzaamheden

Office Management

• Verwerken van inkomende correspondentie en e-mails.
• Beheren van documenten, contracten en bedrijfsadministratie.
• Ondersteunen bij offertes, facturatie en algemene administratie.
• Bijhouden van bedrijfsdocumentatie en archieven.
• Organiseren van afspraken en administratieve ondersteuning van het management.

Human Resources

• Beheer van personeelsdossiers.
• Verantwoordelijk voor het onderhoud van BambooHR, Geodynamics en Officiënt.
• Ondersteunen bij onboarding en offboarding van medewerkers.
• Opstellen en beheren van arbeidsovereenkomsten en HR-documentatie.
• Bijhouden van verlof, afwezigheid en personeelsgegevens.
• Ondersteunen bij werving en selectie.

Policies & Compliance

• Opstellen en beheren van bedrijfsbeleid (Policies).
• Bijhouden van personeelshandboeken.
• Zorgdragen voor actuele documentatie conform Belgische wetgeving.
• Ondersteunen bij GDPR-gerelateerde administratie.

Health & Safety (Preventie)

• Ondersteunen bij Health & Safety administratie.
• Bijhouden van risicoanalyses en veiligheidsdocumentatie.
• Plannen van trainingen, toolbox meetings en certificeringen.
• Contact onderhouden met externe preventiediensten indien nodig.

Algemene ondersteuning

• Contact onderhouden met leveranciers en externe partijen.
• Ondersteunen van de Belgische directie.
• Meedenken over verbeteringen van processen.
• Signaleren van administratieve verbeterpunten.

Wie zoeken wij?

Je bent een zelfstandige, nauwkeurige en betrouwbare administratieve professional die graag verantwoordelijkheid neemt.

Votre profil

Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, fiable et organisée, qui apprécie prendre des responsabilités et qui sait travailler de manière indépendante.

Nous recherchons une personne qui possède :

• Un niveau Bachelier ou une expérience/formation équivalente.
• Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction administrative, RH ou similaire.
• Une excellente maîtrise du français et du néerlandais.
• Une bonne maîtrise de l’anglais.
• Une bonne connaissance de Microsoft Office 365.
• Une expérience avec des systèmes RH tels que BambooHR, Geodynamics et Officiënt constitue un atout, mais n’est pas indispensable.
• De solides compétences organisationnelles et administratives.
• Une grande discrétion dans la gestion d’informations confidentielles.
• La capacité à travailler de manière autonome, notamment en télétravail.

Ce que nous vous offrons

• Une fonction à temps partiel d’environ 20 heures par semaine.
• Un horaire privilégié du lundi au vendredi, de 07h00 à 11h00.
• La possibilité de travailler entièrement ou majoritairement à distance.
• Un haut niveau d’autonomie et de responsabilités.
• L’opportunité de rejoindre une organisation internationale en pleine croissance.
• Un salaire conforme au marché et adapté à votre expérience.
• La possibilité de contribuer activement à la professionnalisation et au développement de JK Belgique.
• Un environnement de travail flexible, informel et entrepreneurial.

Ce qui vous caractérise

• Vous êtes organisé(e) et savez garder une vue d’ensemble.
• Vous communiquez facilement avec des interlocuteurs aux profils variés.
• Vous êtes proactif(ve) et identifiez les tâches à accomplir avant qu’on vous les demande.
• Vous aimez améliorer les processus et trouver des solutions.
• Vous êtes précis(e), fiable et orienté(e) solutions.
• Vous appréciez un rôle polyvalent dans lequel vous pouvez réellement avoir un impact.

Intéressé(e) ?

Vous êtes la personne polyvalente et organisée qui souhaite contribuer au développement de notre organisation belge ?

Envoyez-nous votre CV accompagné d’une courte lettre de motivation expliquant pourquoi vous pensez être la personne idéale pour rejoindre JK Belgique.

JK Belgique

« Local People. Local Customers. One JK. »

Évolution du poste

Cette fonction pourra, à terme, évoluer vers un rôle plus large intégrant notamment des responsabilités en Finance, Operations Support ou Office Management pour plusieurs pays, en fonction du développement de l’organisation et du profil du/de la candidat(e).