Adjoint·e juridique réserviste / Floater Legal Assistant

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Ce poste d’adjoint·e juridique réserviste vise à offrir un soutien flexible à l’ensemble de l’équipe, en prenant en charge les dossiers urgents et les surplus de travail, ainsi qu’en apportant un soutien aux adjoint·e·s juridiques dans l’exécution de tâches prioritaires en vue d’assurer un rendement optimal dans le cadre d’un environnement au rythme soutenu.

Nous offrons un horaire très flexible comprenant des quarts de soir et/ou de weekend. Selon les disponibilités de la personne retenue et les besoins du cabinet, le poste pourra être offert sur une base permanente à temps partiel ou à temps plein.

Dans ce rôle, vous travaillerez de façon autonome en offrant votre soutien là où les besoins sont les plus importants, plutôt qu’auprès d’un groupe spécifique d’avocat·e·s. Vous accomplirez diverses tâches de soutien juridique en litige, contribuant ainsi à la prestation de services de qualité et à la réalisation des mandats dans les délais requis pour l’ensemble de l’équipe.

Ce poste est admissible au temps supplémentaire et peut être effectué entièrement à distance.

Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau minimalement intermédiaire et ce tant à l’écrit qu’à l’oral puisque la personne titulaire du poste sera appelée à interagir et collaborer régulièrement avec certain··e·s client.e.s dont la langue d’affaire est l’anglais, notamment par la préparation, la mise à jour, la révision de documents écrits en anglais et les suivis de dossiers avec des locuteurs anglophones. De plus, nos adjoint·e·s juridiques travaillent au sein de groupes de pratique élargis et se remplacent systématiquement auprès d’avocat·e·s dont les activités nécessitent l’usage de l’anglais verbal et écrit. Dans le cours normal des activités du bureau, la personne titulaire du poste devra également collaborer avec nos services de soutien juridique et administratif dont les employé.e.s se situent ailleurs au Canada et aux États-Unis.

Vos responsabilités

·         Agir à titre de réserviste au sein de l’équipe des adjoint·e·s juridiques de litige en assurant une couverture lors des absences, des vacances et des périodes de pointe.

·         Prendre en charge les surplus de travail urgents, les tâches prioritaires et les demandes nécessitant une intervention rapide afin d’assurer le respect des échéances et le maintien de normes élevées de service à la clientèle.                                                                                                                                                                                                                                         

·         Collaborer avec les adjoint·e·s juridiques et les avocat·e·s afin de répartir efficacement les charges de travail et de soutenir le bon fonctionnement de la pratique du litige.

·         Préparer, rédiger, réviser et formatter les procédures usuelles en litige.

·         Assurer une gestion rigoureuse des délais; inscrire les échéances aux agendas et mettre à jour les calendriers.

·         Préparer des ébauches de documents ; réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux lignes directrices des clients, des tribunaux et à l'usage grammatical.

·         Effectuer l’ouverture, le classement, le suivi et l’organisation des dossiers.

·         Gérer l’ensemble des communications, soit appels téléphoniques, courriels et autre correspondance lorsque requis.

·         Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat·e·s, les clients et autres intervenant·e·s dans un dossier selon les besoins.

·         Préparer les dossiers en vue des rencontres et des auditions (correspondance et autres documents pertinents).

·         Accomplir d’autres tâches pertinentes selon l’émergence de nouveaux besoins d’affaires.

Vos compétences et votre expérience

·         Diplôme d’études en secrétariat (DEP) ou d’études collégiales (DEC) en administration, études juridiques ou une combinaison équivalente de formation académique et d’expérience.

·         Expérience pertinente minimale de 5 à 7 ans en tant qu’adjoint·e juridique en litige, avec une connaissance de la terminologie juridique et des règles de procédures.

·         Un bilinguisme est requis (français, anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer dans les deux langues correctement et efficacement, selon les dossiers dans lesquels travaillent les avocat·e·s.

·         Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé.

·         Habileté à gérer un nombre élevé de dossiers simultanément.

·         Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué.

·         Familiarisation avec le droit des assurances, un atout.

• Une connaissance des principes et des procédures applicables en common law est considérée comme un atout.

·         Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques.

·         Aptitude à travailler à distance de manière bien organisée, autonome et productive.

·         Orientation clientèle, excellent esprit d'équipe et de collaboration au quotidien ; tact et discrétion.

·         Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles.

·         Capacité d’apprendre rapidement, proactivité et sens de l'initiative.

Pourquoi se joindre à nous?

Chez Clyde & Cie, nous croyons à l’importance de soutenir votre développement professionnel tout en vous offrant la flexibilité et les avantages dont vous avez besoin pour vous épanouir. Voici les avantages que nous offrons :

• Flexibilité de travail hybride – Tirez parti d’un parfait équilibre travail-vie personnelle, que ce soit à distance ou au bureau, pour la plupart des postes.
• Politique généreuse de congés – Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle.
• Régime complet de soins de santé – Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille.
• Assurance invalidité complète – Plan complet d’invalidité de courte durée et plan d’invalidité de longue durée bonifié.
• Primes de recommandation – Bénéficiez de primes avantageuses en recommandant des talents à notre équipe.
• Mentorat et développement de carrière – Bénéficiez d’un mentorat de qualité, de programmes de formation à l’international et d’un soutien au développement de carrière.
• Culture mobilisatrice – Prenez part à des événements sociaux stimulants, à des initiatives de bénévolat et de service communautaire, et profitez d’occasions de développement professionnel.
• Congé parental inclusif – Bénéficiez de six mois de congé parental entièrement rémunéré, sans égard au genre ou au chemin vers la parentalité.

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This floater legal assistant role provides flexible support across the team, handling urgent overflow assignments and assisting legal assistants with high-priority tasks as needed to ensure seamless operations in a fast-paced environment.

We offer a highly flexible schedule that includes evening and/or weekend shifts. Depending on the candidate's availability and business needs, the position may be offered on either a permanent part-time or full-time basis.

In this role, you will work autonomously, providing support where it is needed most rather than being dedicated to a specific group of lawyers. You will perform a variety of litigation legal support tasks, helping to ensure the timely and high-quality delivery of services across the team.

This position is eligible for overtime and can be fully remote.

Key Responsibilities

·         Act as a floater resource for the litigation legal assistant team by providing coverage during absences, vacations, and peak workload periods.

·         Handle urgent overflow work, priority assignments, and time-sensitive requests from legal assistants to ensure deadlines are met and client service standards are maintained.

·         Collaborate with legal assistants and lawyers to balance workloads and support the efficient operation of the litigation practice.

·         Preparing, drafting, revising and formatting legal documents and litigation proceedings.

·         Managing litigation deadlines with accuracy, entering delays and updating the calendar.

·         Reviewing documents and correspondence to ensure compliance with client requirements, legal procedures and correct grammatical usage.                                                                                          

·         Handle file openings, filing, follow-ups and document management.

·         Managing overall communications, including email and other correspondence when required.

·         Organizing and coordinating meetings between lawyers, clients and other stakeholders as needed.

·         Preparing files for meetings or hearings (correspondence, supporting documents, etc.).

·         Carrying out other relevant tasks as required by new or emerging business needs.

Essential Skills & Experience

·         A Diploma of Secretarial Studies (DEP) or a Diploma of College Studies (DEC) in administration, legal studies or a combination of equivalent education and experience.

·         Minimum of 5 to 7 years of relevant experience as a legal assistant in litigation, along with a knowledge of legal terminology and procedural rules.

·         Bilingualism required, French and English, in order to write and communicate correctly and efficiently in both languages, according to the nature of the files that the lawyers are working in.

·         Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level.

·         Ability to manage a high volume of files simultaneously.

·         Rigor, attention to detail and strong organizational skills.

·         Knowledge of insurance law would be an asset.

• Knowledge of common law principles and procedures is considered another asset.

·         Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

·         Ability to work remotely in a well-organized, autonomous and productive fashion.

·         Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a daily basis; tact and discretion.

·         Professionalism and excellent interpersonal skills.

·         Quick learner, proactive and a strong sense of initiative.

Why Join Us?

At Clyde & Co, we believe in supporting your professional growth while ensuring you have the flexibility and benefits you need to thrive. Here’s what you can look forward to:

• Hybrid Work Flexibility – Enjoy a perfect balance between remote and in-office work for most positions.
• Generous Paid Time Off – Generous paid time off, holidays, plus an annual “wellbeing” day.
• Comprehensive Health Benefits – Medical, dental, and vision coverage for you and your family.
• Robust Disability Coverage – Comprehensive short-term and enhanced long-term disability plans.
• Referral Rewards – Earn generous bonuses for introducing talented colleagues to our team.
• Mentorship & Career Growth – Access strong mentorship, global training programs, and career development support.
• Engaging Culture – Participate in exciting social events, volunteer and community service initiatives, and professional development opportunities.
• Inclusive Parental Leave – Six months fully paid, for all parents regardless of gender or path to parenthood.

The Firm

When you work at Clyde & Co, you join a team of 500 partners, 2,400 lawyers, 3,200 legal professionals and 5,500 people in nearly 70 offices and associated offices worldwide. Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for both our clients and our firm. We work as one, excel with clients, celebrate difference and act boldly. We are committed to operating in a responsible way by progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the communities and clients it serves. We are devoted to providing an environment in which everyone can realise their potential, using its legal and professional skills to support its communities. We do this through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment, including through our commitment to the SBTi Net-Zero standard and the setting of ambitious emissions reduction targets.

Our Commitment

Clyde & Co is proud to be an equal opportunities employer. Our values encourage us to support fairness, celebrate diversity and prohibit all forms of discrimination in the workplace to allow everyone to excel at work. Therefore, we welcome and encourage all applications from suitably qualified individuals, regardless of background or identity. Learn more about our interview process.

A Note on Privacy

Please take a moment to read our privacy notice. This describes what personal information Clyde & Co (we) may hold about you, what it’s used for, how it’s obtained, your rights and how to contact us as a data subject.

If you are submitting a candidate as a Recruitment Agency Partner, it is an essential requirement and your responsibility to ensure that candidates applying to Clyde & Co are aware of this privacy notice.

This is the job description as constituted at present; however, Clyde & Co reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.