Program Coordinator, Patient Safety, Equity, & Engagement/ Coordonnateur ou coordonnatrice de programme, Sécurité des patients, équité et engagement

At Healthcare Excellence Canada (HEC), we believe great things happen when purpose meets passion. Our bright, determined, and enthusiastic team is on a mission to shape a future where everyone in Canada has safe and high-quality healthcare.  

We balance high performance with joy at work. We show up as our best selves because we know that’s how we make a real difference. When you join HEC, you’re joining a team that collaborates with patients, caregivers, and healthcare professionals across the country to turn proven innovations into lasting improvements in care. Together, we spread and scale quality and safety improvements, strengthen capacity and collective leadership, and catalyze policy and practice change to make healthcare better for all Canadians.

If you’re inspired by impact, energized by teamwork, and ready to help transform Canada’s healthcare system, apply to the position below and join HEC! 

Term: Temporary, Full-time (18 months)

Reports to: Director, Patient Safety, Equity, & Engagement

Typical Hiring Range: $53,066 - $63,066 

Vacancies: ​1. 

Location: We are a pan-Canadian healthcare organization and welcome candidates from across Canada. Our head office is located in Ottawa, Ontario and we welcome flexible work options such as permanent/fully remote, hybrid, flexible work hours, and compressed work weeks.
Deadline to apply: July 24, 2026, at 11:30am ET

How to apply: https://hecesc.bamboohr.com/careers

The Patient Safety, Equity, and Engagement team (PSEE) is a collaborative team that works to embed the foundational and interrelated elements of patient safety, equity, and engagement into HEC’s work and to support capacity building in health systems across Canada. Working together with patients, caregivers, and communities, health providers and leaders, and other system partners, the PSEE team grounds our work in ‘rethinking patient safety’, the co-developed Health Equity Framework, and co-designed guidance to embed consistent and meaningful engagement practices at HEC. We build capacity across the health system through both internal and external opportunities, including learning activities, programs, and tools that lay the foundations for meaningful improvement.   

As a Program Coordinator on the PSEE team, you bring strength to the team with your organizational and administrative skills, your attention to detail, and your ability to build relationships and communicate with partners. The Program Coordinator should have a desire to work collaboratively within the PSEE team and contribute to the work that enhances patient safety, equity, and engagement in work across HEC.

 The Program Coordinator holds three main areas of responsibility:

1. Provides a high level of administrative support to the Director/Senior Program Lead as well as to their respective team;
2. Manages and coordinates events and projects in the program area, including online programming and meetings that facilitate evidence-informed innovation in healthcare organizations and that link healthcare leaders who are central to HEC’s strategic priorities; and
3. Provides general program support and coordination to the team including preparation of briefing materials to support planning and program development.

Your core responsibilities include:

• Maintains Director/Senior Program Lead meeting schedules, project deadlines, etc.
• Establishes, maintains, and grows relationships with HEC team members and external partners, especially those with lived experience and members the HEC Patient Partner Network.
• Reconciles all travel authorization forms, expense claims and credit card payments regularly and keep a continuously updated expense report as required. 
• Coordinates internal and external meetings, speaking engagements and conference attendance, and travel arrangements, prepare presentations and speeches and screen incoming calls, emails and correspondence and respond independently when possible.
• Takes minutes at a very fast pace, for email, letters, proposals, meetings, and events, including documenting action items for follow-up.
• Manages, oversees, and communicates externally with vendors to coordinate events, such as online programming and meetings. This includes organizing workshop planning and debrief meetings.
• Provides the administrative support for the online learning platform, including taking the lead on content posting, solving technical problems for participants, and informing and implementing design components of the online learning site.
• Schedules and attends virtual meetings via Microsoft Teams or Zoom. Provides basic support and troubleshooting to invitees/ participants such as challenges accessing virtual meetings, resolving audio/ video difficulties, sharing screens, and managing meeting roles and permissions.
• Responsible for the preparation and delivery of virtual events within the program area. As a member of the Virtual Event Production Surge Capacity team, may be called upon to support/deliver virtual events on behalf of other programs or teams in the planned or unplanned absence of a producer or where sufficient production support does not exist within a team.
• Coordinates projects and tasks related to program development, program evaluation, committees, and similar initiatives, including identify upcoming project milestones and ensuring deadlines are met.
• Provides information to inform and support project and event budget developments, tracks project budgets, and ensures budget reconciliation.
• Coordinates activities related to communication and promotion initiatives.
• Updates and maintains contact management systems and other databases with relevant and appropriate program area contacts.  
• Manages program files and documents, program activities and timelines.
  

Education and experience you will need to have:

• College diploma in office administration, business administration, or a related field; or equivalent education and/or work experience is required. 
• Minimum of two (2) years progressive experience in a fast-paced environment is required, preferably in healthcare or a not-for-profit organization.
• Bilingual in French and English is preferred (English communication skills at Advanced “C” level required).
• Advanced computer software skills in Microsoft Office suite and virtual environment are required.
• Demonstrated ability working in health and healthcare, particularly quality improvement, or patient safety is preferred.
  

You will be a great fit for this role if you have:

• Highly developed interpersonal and problem-solving skills. 
• Excellent project management skills including the ability to plan and the ability to collaborate with other teams and across the organization. 
• Excellent oral and written communication skills. 
• Demonstrated time management skills. Well organized and attentive to detail. 
• Professional tact and diplomacy and confidentiality required. 
• Ability to work well in a dynamic and highly motivated team.
  

What HEC can offer You: 

• Competitive salary with a bilingual bonus (if applicable)
• Full access to our comprehensive benefits package on the 1st day of employment
• Flexible work options including onsite, hybrid, or fully remote and flexible hours of work
• Holiday break closure in December between Christmas Day and New Year’s Day
• Generous vacation and personal leave plans
• A defined benefit pension plan with the CAAT Pension Plan
• Employee and Family Assistance Programs
• Fitness and Wellness Allowance
• Remote Work/Parking Allowance
• Paid professional association fees
• Educational and development opportunities
• On site (Ottawa) gym and complimentary coffee/tea
• Social activities

*HEC is open to exploring the possibility of secondments and interchanges with other organizations as part of our recruitment process. 

**Applications submitted for this posting may be retained and considered for similar opportunities for up to six months.  

Please note that all applications are reviewed by our human People & Culture team, who make selection decisions. Applications are received and processed through BambooHR, and we may use automated screening questions and system-based sorting tools to support the evaluation process. Any use of automated features is intended to assist, not replace, human review.  

Healthcare Excellence Canada (HEC) is an equal opportunity employer committed to the belief that diverse teams make better decisions and create more meaningful impact. We welcome applications from people with a wide range of lived experiences and identities including, but not limited to, First Nations, Inuit, and Métis, Black and racially marginalized communities, people with disabilities, 2S/LGBTQIA+ people, and others who have been systemically excluded from public sector and private institutions.

This commitment is grounded in our Truth and Reconciliation Action Plan, our People Strategy, and HEC's Health Equity Framework — which together reflect our accountability to building an equitable, inclusive, and culturally safe organization.

We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. Accommodations are available on request throughout all stages of the selection process.

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Chez Excellence en santé Canada (ESC), nous croyons que l’impact naît de la rencontre entre sens et passion. Notre équipe brillante, déterminée et passionnée contribue à façonner un avenir où chaque personne au Canada reçoit des soins et services de santé sûrs et de qualité.  

Nous visons l’équilibre entre performances élevées et épanouissement professionnel. Nous donnons le meilleur de nous-mêmes, car nous savons que c’est ainsi que nous faisons bouger les choses. ESC vous invite à faire partie d’une équipe qui collabore avec des patients et des patientes, des personnes proches aidantes et des prestataires de soins de santé de partout au pays afin d’améliorer durablement les soins au moyen d’innovations éprouvées. Ensemble, nous diffusons et mettons à l’échelle les améliorations en matière de qualité et de sécurité, nous renforçons les capacités et le leadership collectif et nous catalysons le changement dans les politiques et les pratiques pour améliorer les soins et services de santé pour toutes les personnes vivant au Canada.

Si vous souhaitez contribuer à la transformation du système de santé canadien et que le travail d’équipe vous motive, joignez-vous à ESC en posant votre candidature pour le poste ci-dessous!  

Type de poste : Temporaire à temps plein (contrat de 18 mois)

Sous la responsabilité de : Directrice Sécurité des patients, équité et engagement

Fourchette typique à l’embauche : $53,066 - $63,066 

Nombre de postes vacants :​ 1​ 

Lieu de travail : Nous sommes un organisme de santé pancanadien et acceptons les candidatures de partout au pays. Notre siège social est situé à Ottawa, en Ontario, et nous acceptons les options de travail flexibles (télétravail, travail hybride, horaires flexibles et semaines de travail comprimées).
Date limite de candidature : 24 juillet 2026, 11 h 30 (HE)

Pour postuler : https://hecesc.bamboohr.com/careers

L’équipe collaborative Sécurité des patients, équité et engagement (SPEE) s’emploie à intégrer les éléments fondamentaux et interdépendants de la sécurité des patients, de l’équité et de l’engagement dans les efforts d’ESC et à appuyer le développement des capacités dans les systèmes de soins de santé du Canada. En collaboration avec les patients et patientes, les personnes proches aidantes, les communautés, les prestataires de soins de santé et les dirigeants et dirigeantes, ainsi que d’autres partenaires des systèmes, l’équipe SPEE fonde son travail sur l’approche « repenser la sécurité des patients », le Cadre d’action pour l’équité en santé élaboré conjointement et des orientations coconçues visant à intégrer des pratiques de mobilisation cohérentes et significatives au sein d’ESC. Nous renforçons les capacités à l’échelle du système de santé grâce à des possibilités offertes tant à l’interne qu’à l’externe, notamment au moyen d’activités d’apprentissage, de programmes et d’outils qui jettent les bases d’une amélioration significative.   

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice de programme, vous apportez à l’équipe SPEE vos compétences organisationnelles et administratives, votre souci du détail et votre capacité à bâtir des relations et communiquer avec les partenaires. Vous démontrez une volonté de collaborer pour contribuer aux efforts déployés en vue de renforcer la sécurité des patients, l’équité et l’engagement dans l’ensemble des efforts d’ESC.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de programme assume des responsabilités dans trois domaines principaux :

1. Fournir un soutien administratif important à la directrice, au responsable principal ou à la responsable principale de programme ainsi qu’à son équipe ;
2. Gérer et coordonner les événements et les projets du domaine de programme, y compris les programmes en ligne et les réunions visant à favoriser l’innovation éclairée par des données probantes au sein des organismes de santé et à nouer des liens avec les dirigeants et dirigeantes des services de santé dont la collaboration est essentielle aux priorités stratégiques d’ESC; et
3. Soutenir et coordonner globalement les programmes pour aider l’équipe, entre autres en préparant le matériel de breffage pour aider à la planification et à la mise en œuvre de programmes. 

Responsabilités principales :

• Tenir à jour divers calendriers pour la direction et le responsable principal ou la responsable principale de programme (réunions, échéances de projets, etc.).
• Nouer, entretenir et développer des relations avec les membres du personnel et les partenaires d’ESC, en particulier avec les personnes ayant un vécu expérientiel et les membres du réseau de patients et patientes partenaires d’ESC.
• Rapprocher régulièrement les formulaires d’autorisation de voyage, les notes de frais et les dépenses imputées aux cartes de crédit, pour tenir à jour le registre des dépenses, selon les besoins.
• Coordonner des réunions internes et externes, des invitations à prononcer des allocutions et à participer à des conférences ainsi que les préparatifs de voyage; préparer des exposés et des discours; trier les appels entrants, les courriels et la correspondance et, dans la mesure du possible, y répondre de façon autonome.
• Prendre des notes très rapidement pour des courriels, des lettres, des propositions, des réunions et des événements, et consigner les mesures à prendre pour assurer un suivi.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes pour coordonner des activités comme les réunions et les programmes en ligne (cette tâche consiste, entre autres, à planifier les ateliers et organiser les réunions d’information).
• Assurer le soutien administratif des plateformes d’apprentissage en ligne; cette tâche consiste à prendre l’initiative de l’affichage de contenus, à résoudre les problèmes techniques des personnes participantes, ainsi qu’à créer et mettre en œuvre les éléments conceptuels sur le site d’apprentissage en ligne.
• Planifier et assister à des réunions virtuelles sur Microsoft Teams ou Zoom. Fournir un soutien de base aux personnes participantes et invitées pour résoudre certains problèmes (problèmes d’accès aux réunions virtuelles, problèmes audio ou vidéo, partage d’écran, gestion des rôles et permissions).
• Préparer et animer les événements virtuels dans le domaine de programme. En tant que membre de l’équipe d’appoint chargée de la production d’événements virtuels, contribuer au besoin à la préparation et à l’animation des événements virtuels au nom d’autres équipes ou programmes en l’absence (prévue ou imprévue) d’un producteur ou d’une productrice, ou si les capacités de l’équipe en matière de production sont insuffisantes.
• Coordonner des projets et des tâches liés à l’élaboration du programme, à l’évaluation du programme, aux comités et aux initiatives semblables, y compris déterminer les jalons qui approchent et veiller au respect des échéances.
• Fournir de l’information pour orienter et appuyer l’élaboration du budget des projets et des activités, assurer le suivi budgétaire et effectuer le rapprochement des comptes.
• Coordonner les activités de communication et de promotion.
• Tenir à jour les systèmes de gestion des relations et d’autres bases de données sur les contacts pertinents au domaine de programme.  
• Gérer les fichiers des programmes et documenter les calendriers et les activités du programme.

Expérience et qualifications demandées :

• Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans une discipline connexe; ou une combinaison équivalente de formation et/ou d’expérience professionnelle.  
• Minimum de deux (2) années d’expérience progressive dans un milieu de travail au rythme rapide, de préférence dans un organisme de santé ou sans but lucratif.
• Bilinguisme anglais-français de préférence (niveau C – avancé – en communication en anglais obligatoire).
• Excellente connaissance de la suite et de l’environnement virtuel Microsoft Office.
• Atout : capacité avérée à travailler dans le domaine de la santé et des services de santé, en particulier celui de l’amélioration de la qualité ou de la sécurité des patients.

Ce rôle est fait pour vous si vous présentez les caractéristiques suivantes :

• Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes.
• Excellentes compétences en gestion de projets, notamment la capacité de planifier et de collaborer avec d’autres équipes de l’organisme.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Capacités avérées en gestion du temps. Bon sens de l’organisation et souci du détail.
• Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie et de respecter la confidentialité. 
• Aptitude à bien fonctionner au sein d’une équipe dynamique et très motivée.
  

Ce qu’ESC vous propose : 

• Salaire compétitif avec prime au bilinguisme (s’il y a lieu)
• Plein accès à notre régime d’avantages sociaux complet dès le premier jour
• Options de travail flexibles : travail sur place, travail hybride, télétravail, et horaires flexibles
• Fermeture pour les vacances des Fêtes en décembre entre Noël et le jour de l’An
• Régimes de vacances et de congés personnels généreux
• Régime de retraite à prestations déterminées (régime de retraite des CAAT)
• Programmes d’aide aux employés et à leur famille
• Allocation santé et mieux-être
• Indemnité de travail à distance ou de stationnement
• Remboursement des frais d’adhésion à des associations professionnelles
• Possibilités de perfectionnement et de formation
• Centre d’entraînement ainsi que café et thé offerts sur place (Ottawa)
• Activités sociales

* Dans le cadre de ce processus de recrutement, ESC est disposé à explorer la possibilité de détachements et d’échanges avec d’autres organismes. 

** Les candidatures reçues pour ce poste pourront être conservées jusqu’à six mois et envisagées pour des offres similaires.

Veuillez noter que toutes les candidatures sont examinées et toutes les sélections sont faites par notre équipe Personnes et culture, composée de personnes bien réelles. Les candidatures sont reçues et traitées par le biais de BambooHR, et nous pouvons utiliser des questions de présélection automatisées et des outils de tri offerts par le système dans le cadre du processus d’évaluation. Tout usage de fonctionnalités automatisées a pour but d’aider, et non de remplacer, l’analyse humaine.

Excellence en santé Canada (ESC) est un employeur équitable attaché au principe selon lequel la diversité au sein des équipes mène à de meilleures décisions et contribue à un impact plus significatif. Nous encourageons les personnes issues d’un vaste éventail d’identités et de vécus expérientiels à poser leur candidature, notamment les membres des Premières Nations, les Inuit et les Métis, les personnes noires ou issues de communautés racisées marginalisées, les personnes en situation de handicap, les personnes 2E/LGBTQIA+ ou les personnes ayant fait l’objet d’une exclusion systémique dans le secteur public et les institutions privées.

Cet engagement est ancré dans notre Plan d’action sur la vérité et la réconciliation, notre stratégie RH et le Cadre d’action pour l’équité en santé d’ESC, trois documents qui, ensemble, reflètent notre volonté de bâtir une organisation équitable, inclusive et respectueuse des valeurs culturelles.

Nous remercions toutes les personnes ayant postulé. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande tout au long du processus de sélection.