Executive Assistant (Junior) - Finance & Administration (m/w/d)

Starttermin: September 2026

Art & Umfang: Festanstellung, Teilzeit 50% (20 Stunden/Woche)

Befristung: zunächst bis 31.08.2027, Verlängerung und Aufstockung ausdrücklich angestrebt

Vergütung: 2.000 Euro brutto pro Monat bei 50%

Location: Berlin (Mitte) oder remote

Schwerpunkt: Organisation, Administration und Finanzen

Wir sind GoVolunteer - eine Plattform und Community für Ehrenamt. Über soziales Engagement ermöglichen wir Begegnung und Austausch. Seit 2015 bringen wir deutschlandweit soziale Projekte mit Menschen zusammen, die helfen möchten. Wir fördern soziale Innovation, stärken gesellschaftliches Engagement und schaffen Austausch zwischen Menschen verschiedener Hintergründe.

Wenn Du Freude daran hast, Strukturen zu schaffen, Budgets im Blick zu behalten und mit Genauigkeit und Weitblick zu arbeiten, dann freuen wir uns auf Dich!

Die Stelle eignet sich ausdrücklich auch für Berufseinsteiger:innen und Quereinsteiger:innen. Wichtiger als Vorerfahrung im Finanzbereich sind uns Zuverlässigkeit, Struktur und die Fähigkeit, Dich schnell in neue Themen einzuarbeiten.

Aufgaben

Welche Aufgaben warten auf Dich Projektleitung ?

• Finanzen & Buchhaltung (ca. 40%): Du bereitest unsere Finanzunterlagen für den Steuerberater vor, unterstützt bei der Rechnungsbearbeitung, behältst Zahlungsfristen im Blick und hilfst bei Liquiditätsübersichten sowie einfachen Auswertungen. Buchhalterische Vorkenntnisse sind hilfreich, aber keine Voraussetzung.
• Projektadministration & Fördermittel (ca. 30%): Du unterstützt unsere Projektteams bei administrativen Aufgaben rund um unsere Förderprojekte. Dazu gehören die Vorbereitung von Reportings, das Zusammentragen von Nachweisen und die Dokumentation projektbezogener Ausgaben für unsere Förderpartner.
• Organisation & Koordination (ca. 20%): Du unterstützt unsere Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts untergeht. Du koordinierst Termine, behältst Fristen im Blick und übernimmst nach und nach auch Themen rund um Personaladministration und Onboarding.
• Prozesse & Schnittstellen (ca. 10%): Du bringst Ordnung in Dokumente, Dateien und Abläufe und bist Ansprechpartner:in für Steuerberater, Fördermittelgeber und weitere externe Partner.

Qualifikation

Was solltest Du mitbringen?

• Organisationstalent & Eigenverantwortung: Du arbeitest immer strukturiert und zuverlässig, behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben.
• Sicherer Umgang mit Google Sheets: Du arbeitest routiniert mit Formeln, Pivot-Tabellen und sauberen Tabellenstrukturen. Du musst noch keine komplexen Budget- und Liquiditätsmodelle gebaut haben, solltest Dir aber zutrauen, Dich in bestehende Modelle einzuarbeiten und sie weiterzuentwickeln.
• AI-Kompetenz: Du nutzt Claude oder ChatGPT selbstverständlich im Arbeitsalltag, etwa um Belege zu strukturieren, Reportings vorzubereiten oder Recherchen zu beschleunigen. Wir arbeiten AI-first und erwarten, dass Du diese Tools proaktiv und sachgerecht einsetzt.
• Analytisches Denken: Zahlen schrecken Dich nicht ab. Du musst keine Buchhalterin oder kein Buchhalter sein, solltest aber Freude daran haben, Informationen zu strukturieren und Zusammenhänge zu verstehen.
• Selbstständigkeit & Lösungsorientierung: Wenn Du etwas nicht weißt, findest Du einen Weg. Du recherchierst eigenständig, fragst die richtigen Menschen oder telefonierst auch einmal mit dem Steuerberater, bis eine Lösung gefunden ist.
• Kommunikationsstärke & Teamgeist: Du kommunizierst freundlich und verbindlich, arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen und verstehst Dich als Unterstützung für das gesamte Team.

Benefits

Was bieten wir Dir?

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung: Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung zusammen, bekommst Einblick in Entscheidungen und übernimmst von Anfang an eigene Themen.
• Eine steile Lernkurve: Du verstehst am Ende, wie sich eine gemeinnützige Organisation finanziert, wie Fördermittel funktionieren und wie professionelle Finanz- und Administrationsprozesse aufgebaut sind. Das ist eine Grundlage, die Dir in jeder weiteren Rolle im Non-Profit-Sektor nützt.
• Teil eines etablierten Sozialunternehmens: Du bist Teil des Teams von "Join Impact", unserer breit aufgestellten Social-Startup-Familie, und wirst Teil der NGO- und Startup-Community in Berlin.
• Flexibles Arbeiten: Wähle Deinen Arbeitsort frei. Arbeite remote von zu Hause oder mit unserem Team im sozialen Coworking-Space MACHWERK, mitten in Berlin. Auch Deine Arbeitszeiten kannst Du weitgehend selbst einteilen.
• Perspektive: Wir suchen jemanden, mit dem wir langfristig zusammenarbeiten wollen. Bei entsprechender Förderzusage möchten wir die Stelle verlängern und ggf. den Umfang erhöhen.

Bewirb Dich jetzt!

Bewirb Dich jetzt! Wir halten die Bewerbung bewusst kurz. Schick uns einfach:

• Deinen Lebenslauf oder Dein LinkedIn-Profil
• Fünf Sätze dazu, warum Du Dich für die Stelle interessierst
• Den Hinweis, wo Du uns gefunden hast

Bitte erwähne in Deiner Bewerbung, wo Du uns gefunden hast.

Diversity is key! Wir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle Menschen – unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Herkunft, Religion, körperlicher oder geistiger Beeinträchtigung – gleiche Chancen erhalten.

Weitere Stellenausschreibungen findest Du auf unserer Karriereseite!