Assitant(e) de direction

👥 Please note that fluency in French is required, as it is our main business language. English is considered our secondary working language.

📅 Date de démarrage

• ASAP - préavis de 2 mois maximum accepté

🏡 Type de contrat

• CDI ou Freelance

• Temps partiel (50% à 70%)

• Séniorité : Junior à Intermédiaire

🌍 Localisation

• Remote (Europe)

• Hybride (Lausanne)

💼 Description du poste

DotWorld est un Venture Builder et SaaS Studio en forte croissance, qui opère un nombre croissant de produits SaaS en parallèle. Cette croissance s'accompagne d'une charge opérationnelle, administrative et légale de plus en plus importante au niveau du groupe.

Dans ce contexte, notre Chief People & Operations Officer (CPOO) recherche un(e) assistant(e) dédié(e) aux opérations, qui prendra en charge l'ensemble de l'administratif et du légal opérationnel du groupe. Ton objectif : fluidifier et fiabiliser le traitement admin/légal pour permettre à la CPOO de se recentrer sur les sujets stratégiques.

C'est un rôle transverse, au cœur des opérations du groupe : tu touches à l'administratif, au légal, à la coordination de prestataires et aux partenaires de paiement, sur un périmètre qui grandit avec nos SaaS. Un poste en création, que tu contribueras à façonner.

👥 Description de l'équipe

Tu seras rattaché(e) directement à Leandra BALTAZAR LOBO, notre Chief People & Operations Officer, avec qui tu travailleras principalement en binôme au quotidien. Tu collaboreras aussi étroitement avec Christopher HAUCK, notre Head of Partnerships, ainsi que ponctuellement avec les Head of et le C-level du groupe selon les sujets opérationnels transverses.

📂 Tes responsabilités

Administration & organisation

• Gestion de l'administratif du groupe au quotidien

• Gestion et coordination d'agenda

• Prise en charge des sujets opérationnels que la CPOO te délègue au fil de l'eau

Coordination de prestataires externes

• Suivi et coordination des prestataires externes (fiduciaires, avocats…) : relances, gestion documentaire

• Recherche et pré-sélection de nouveaux prestataires selon les besoins

Support opérationnel transverse

• Administration liée aux partenaires de paiement (PSP)

• Suivi de documents contractuels et de formalités administratives

• Appui ponctuel aux autres départements (RH, finance, partenariats) sur des sujets admin

⭐ Ton profil

Expérience

• Séniorité : Junior à Intermédiaire

• 0 à 5 ans d'expérience

• Expérience en startup, scale-up ou PME dynamique

• Profil type assistant(e) de direction, office manager ou assistant(e) admin

• Idéalement une première exposition à l'administratif opérationnel et/ou légal

Compétences techniques

• Gestion administrative et sens de l'organisation

• Gestion d'agenda et coordination de prestataires externes

• Aisance avec les démarches légales/administratives de base (formalités d'entités, documents contractuels)

• Bonne maîtrise des outils bureautiques / suite collaborative (Google Workspace ou équivalent)

• Aisance avec les outils d'IA et maîtrise de Notion

Compétences interpersonnelles

• Autonomie et proactivité

• Rigueur et fiabilité

• Discrétion et sens de la confidentialité

• Bonne communication pour coordonner prestataires et interlocuteur(rice)s internes

Compétences linguistiques

• Français : courant

• Anglais : professionnel

✅ Les avantages du poste

• Un poste en création : un rôle à construire, avec une vraie marge de manœuvre pour le façonner

• Un rattachement direct à une membre du COMEX : exposition et apprentissage rapides

• Un périmètre varié et concret : admin, légal, coordination de prestataires, partenaires de paiement

• Un contexte international, dans un groupe SaaS en pleine croissance

• Une vraie flexibilité : temps partiel (50-70%), hybride Lausanne ou full remote Europe

• Une autonomie réelle et la confiance dès le départ

👣 Les défis du poste

• Tu es seul(e) sur ton périmètre, rattaché(e) directement à la CPOO : il faut aimer l'autonomie

• Poste en création : les process restent à poser, il faut être à l'aise avec l'ambiguïté et savoir se débrouiller

• Un vrai volume et une montée en charge progressive, portés par la croissance de nos SaaS

• Des sujets très variés (agenda, admin, prestataires, PSP) : la priorisation en continu est clé

• Un périmètre dense à faire tenir dans un temps partiel : cadrage et efficacité indispensables

📋 Notre processus de recrutement

1. Entretien de découverte avec notre Talent Acquisition Manager, Noémie - 30 min

2. Étude de cas live avec notre CPOO, Leandra, et notre Head of Partnerships, Christopher - 1h

3. Entretien culturel avec notre Head of HR & Finance Ops, Matteo - 1h

4. 1 prise de référence avec un(e) ancien(ne) manager

ℹ️ A propos de DotWorld

Dotworld est un Venture Builder et SaaS Studio. Notre modèle est simple mais exigeant : nous concevons, lançons et scalons plusieurs produits SaaS en parallèle. Notre équipe, entièrement distribuée, évolue avec une culture forte : Test, Learn, Scale. Nous créons des outils concrets qui facilitent le quotidien de millions de personnes dans le monde entier. Aujourd'hui, notre activité est structurée autour de différents univers produits, allant d'outils RH à des solutions de gestion de contenus et de création design.

Notre approche

Nous construisons des SaaS robustes, intuitifs et techniquement solides. Une fois les bases maîtrisées, nous les déployons à l'international grâce à un travail poussé de traduction et de localisation. L'accélération se fait ensuite par une stratégie d'acquisition performante, pilotée par nos expert(e)s SEO et SEA.

Ce modèle fonctionne - et il fonctionne fort

Plus de 50 millions de visiteur(se)s par an 0 levée de fonds : une croissance 100 % autofinancée Rentables dès la première année De 1 à 50+ collaborateur(rice)s en 4 ans

Une équipe autonome, engagée et exigeante

Tout cela, nous le construisons en équipe. Notre force, ce sont des personnes autonomes, engagées, où chacun(e) a un vrai impact. 90 % de l'équipe travaille en remote, avec une culture fondée sur la confiance, la flexibilité et le respect des rythmes individuels. Nous cultivons un environnement bienveillant, stimulant et exigeant, où l'épanouissement individuel nourrit la réussite collective.

Une culture d'excellence

Chez Dotworld, nous visons des standards élevés : qualité, rigueur et efficacité au service de l'impact. Nous sommes orienté(e)s résultats : la performance et le dépassement de soi nous animent au quotidien. L'amélioration continue, l'innovation et la créativité sont au cœur de notre culture. Chaque produit est affiné de manière itérative jusqu'à atteindre la meilleure version possible. Nous intégrons les technologies les plus récentes de façon réfléchie, pour offrir des solutions modernes, performantes et conçues pour durer.

Et la suite ?

Nous recherchons des profils curieux, autonome, malins et enthousiastes - des personnes qui aiment faire, tester, construire, améliorer… tout en visant haut. 👉 Envie de nous rejoindre ? On a hâte d'échanger avec toi.

🌿 Environnement de travail

• Des opportunités de développement professionnel : chez DotWorld, nous croyons que chaque employé(e) a le potentiel de se dépasser. Nous offrons des opportunités pour apprendre, grandir et influencer le futur de notre entreprise.

• Une culture d'innovation : nous encourageons constamment nos équipes à penser en dehors des sentiers battus et à apporter de nouvelles idées.

• Forte croissance de l'entreprise avec en conséquences des perspectives d'évolutions fortes dans les années à venir.

• Tout est à créer : chaque idée, chaque initiative compte pour bâtir ensemble notre culture, nos projets et notre vision de demain.

👥 Diversité

DotWorld est une entreprise qui adhère pleinement au principe d'égalité des chances et d'accès à l'emploi pour tou(te)s. Nous croyons en un environnement de travail inclusif, où chacun(e) peut s'épanouir et contribuer à notre succès collectif, quelles que soient les identités ou origines de chacun(e). Nous remercions tou(te)s les candidat(e) pour leur intérêt et le temps qu'ils/elles investissent dans leur candidature.

⭐ Nos avantages RH

🗺️ Télétravail - Europe Travaille depuis n'importe quel pays d'Europe, en toute liberté et simplicité.

☕ Budget coworking Si tu préfères bosser hors de chez toi, on prend en charge ton espace de coworking à hauteur de 200 euros par mois pour plus de confort et de focus.

🌴 Vacances sur mesure Prends les congés dont tu as besoin pour te ressourcer. On te fait confiance pour gérer ton temps libre.

⌛ Horaires flexibles Organise ton emploi du temps comme tu le souhaites, parce que ton équilibre pro/perso est une priorité.

🌏 Télétravail - monde Change d'air et découvre le télétravail depuis un fuseau horaire différent pendant un mois.

🖥️ Budget équipement On te donne un budget pour t'équiper avec tout ce qu'il te faut : ordinateur portable, bureau, chaise, écran, casque… tout pour être au top !

🥳 2 séminaires par an Deux fois par an, on se retrouve en équipe pour des moments inspirants et fun : un au printemps et un à l'automne.

🌻 Nos valeurs

PERFORMANCE "Obsessed with Impact" Nous sommes une entreprise à haute performance. Nous ne confondons jamais le mouvement (être occupé) avec l'avancement (produire des résultats). Nous croyons que travailler avec des collègues excellents est le meilleur avantage social que nous puissions offrir. L'excellence n'est pas une option, c'est notre standard de base.

OWNERSHIP "Act like an Owner" Dans beaucoup d'entreprises, quand il y a un problème, les gens cherchent le coupable. Ici, nous cherchons la solution. "Ownership", c'est agir comme si c'était votre propre argent et votre propre entreprise. Il n'y a pas de "ce n'est pas mon job". Si tu vois un déchet par terre, tu le ramasses. Si tu vois un bug, tu t'assures que cela soit notifié.

INTEGRITY "We act with honesty, consistency, and professional courage." Dans une équipe, l'intégrité signifie que chacun est tenu responsable de sa performance, de son attitude et de l'impact de ses comportements sur le collectif. Nous nous soutenons, nous jouons collectif et nous prenons soin les uns des autres, tout en assumant que la confiance se construit par la fiabilité, la contribution et le respect des standards. L'intégrité, c'est dire les choses avec clarté et respect, même lorsque c'est inconfortable. C'est aligner ses paroles avec ses actes, accepter le feedback et comprendre que chacun doit mériter sa place sur le terrain par son engagement et son comportement. Nous croyons que la gentillesse sans exigence mène à la complaisance, et que l'exigence sans bienveillance mène à la tyrannie. L'intégrité est ce juste équilibre.

GROWTH "Always be Learning" Le monde change trop vite pour se reposer sur ses acquis. DotWorld est une école. Notre promesse est simple : tu travailleras dur, mais dans 2 ans, tu auras acquis 5 ans d'expérience professionnelle. Nous valorisons la courbe d'apprentissage (la pente) plus que l'expérience passée (le point de départ).