COL_11570087_Meeting Coordinator Groups

Sobre nosotros: 
 
En BCD Meetings & Events (BCD M&E), ofrecemos más que servicios de planificación de reuniones y eventos: creamos conexiones que inspiran, motivan y cambian el comportamiento de nuestros clientes. Como la agencia de reuniones y eventos más confiable e innovadora del mundo, BCD M&E fomenta una cultura centrada en las personas, la pasión y el propósito para impulsar los negocios. 
 
Con sede en Chicago y presencia en más de 60 países alrededor del mundo, el equipo de más de 2,000 personas de BCD M&E está comprometido con la sostenibilidad y con impulsar el éxito de nuestros clientes, de nuestro negocio y de nosotros mismos. Nuestros valores están en el centro de todo lo que hacemos, y buscamos personas que quieran formar parte de algo especial, que estén a la altura de nuestros estándares y que disfruten aportar su perspectiva única. 
 
Aunque no podemos garantizar que todos los días serán los mejores (¿quién puede?), sí podemos prometer una comunidad de personas que realmente se preocupan y lideran con empatía, un lugar de trabajo flexible con excelentes beneficios y un trabajo desafiante que tiene propósito. 
 
Descubre cómo es la vida en BCD M&E en bcdme.com/careers

Resumen del puesto:

El Meeting Coordinator apoya al equipo de operaciones de Argentina en la ejecución de reuniones y eventos, asegurando un alto nivel de servicio al cliente. Sus responsabilidades incluyen tareas administrativas, seguimiento de SLAs, gestión de bases de datos, solicitudes de pago, rendiciones y conciliación de eventos. Además, debe garantizar la correcta documentación en plataformas como Smartsheet o Cvent, supervisar tareas administrativas y brindar soporte al líder y equipos para cumplir con los procesos y objetivos establecidos por BCD y el cliente.

Funciones:

Comunicación: Responder a las consultas administrativas y de apoyo al equipo de eventos con respecto a los eventos.

Consulta de equipo.

• Impartir formación al equipo de eventos sobre los procesos administrativos internos de planificación del programa de reuniones, así como, las aclaraciones de procesos, dudas con respecto, etc.

• Proporcionar orientación y apoyo sobre el software de reuniones (SmartSheet, Cvent, etc) y la elaboración de informes de ser solicitados.

Integridad de los datos

• Responsable del control de calidad de los datos de los eventos. Seguimiento de incoherencias, falta de información, etc.
• Formar al equipo en la introducción de datos cuando sea necesario.
• Dar seguimiento con los MP con respecto a la organización y el mantenimiento de todos los archivos en las carpetas de cada evento.
• Formular recomendaciones para mejorar los procesos

Gestión de proyectos

• Apoya a lograr los objetivos del cliente relacionados a el seguimiento de KPI´s , cumplimiento de SLA´s, asegurar reportes varios, seguimiento matriz de eventos, etc
• Gestión y seguimiento diario a cambio de estatus establecidos en la herramienta de gestión de eventos SmartSheet y/o Cvent, etc, de acuerdo a los SLA´s establecidos por el cliente.
• El MC es un facilitador para el equipo de eventos en el proceso del envío de la información que requieran las diferentes áreas
• Apoyo en procesos administrativos en general como: Seguimiento a facturas con proveedores, apertura y/o solicitud de IDs de grupo, proceso de alta de pagos
• Elaboración y cruce de reportes varios entre plataformas de BCD y el Cliente.
• Refuerzo en la capacitación a los MP en el proceso de armado y envió de información

Contabilidad

• Asegurarse de que todos los campos de datos en Smartsheet y/o Cvent, etc , se rellenan correctamente y de que los expedientes contienen la documentación adecuada. Apoyar en cerrar todos los expedientes del cliente, incluida la introducción de datos, para los MP
• Actuar como enlace para lo que incluye el seguimiento y la elaboración de informes.

Otros

• Esta descripción del puesto no pretende contener una lista exhaustiva de las actividades, obligaciones o responsabilidades que se requieren para este puesto.  Puede pedirse al empleado que desempeñe otras funciones y responsabilidades, según sea necesario. Las tareas, obligaciones y responsabilidades son explicativas y no excluyentes.

Funciones

• Debe poder acudir al trabajo con puntualidad y regularidad
• Debe ser capaz de aceptar instrucciones y trabajar bien con los demás.
• Debe ser capaz de trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
• Debe ser capaz de concentrarse y rendir con precisión al tiempo que cumple las medidas de productividad aplicables.
• Debe ser capaz de cambiar de forma productiva y realizar otras tareas que se le asignen

Requisitos:

• Se requiere una sólida experiencia previa en atención al cliente y/o puestos administrativos.
• Dominio de Microsoft Office, principalmente Excel.
• Se prefiere la experiencia en el sector.
• Gran capacidad de organización.
• Excelentes aptitudes de atención al cliente.
• Capacidad para comunicarse eficazmente tanto verbalmente como por escrito.
• Excelentes habilidades de comunicación
• Capacidad eficaz de gestión del tiempo, con gran habilidad para gestionar múltiples proyectos y calendarios.
• Capacidad para trabajar bien bajo presión y adaptarse a situaciones en constante cambio; capacidad para responder al cambio.
• Gran atención al detalle.
• Capacidad para poner en marcha nuevas ideas.