Claims Helper Manager - Northern Ontario

Job Title: Claims Helper Manager

Employment Type: Full-Time, Regular

Location: Northern Ontario, remote with preference for candidates residing in or connected to communities within Northern Ontario 

Overview 

At Castlemain, we work for and with Indigenous organizations and communities. We strive to build meaningful and productive relationships that serve the needs of our clients, and we are proud that many of our new clients choose to work with us on a repeat basis. Based on our expertise, our services are also sought after by all levels of government.  With offices on the unceded territories of the Squamish, Tsleil-Waututh and Musqueam in Vancouver, our team consists of both Indigenous and non-Indigenous professionals who bring together diverse backgrounds in communications and engagement, policy development, natural resource management, and sustainable economic development. Our people are the most important asset in our pursuit of achieving excellence in the work we undertake.  
  

At Castlemain our services are organized with one objective in mind: to achieve results for our clients. Our services are performed by an award-winning team that possesses a wide range of knowledge, experience, and skill. At Castlemain, the services we offer are organized within five practice groups: Negotiation, Governance and Policy, Economic Development, Strategic Engagement and Communications, Settlements and Social Change.  
  

This role will largely be dedicated to a large long term First Nations Child and Family Services and Jordan’s Principle Settlement.    

 On October 24, 2023, the Federal Court approved the Settlement Agreement for the First Nations Child and Family Services and Jordan’s Principle Class Action. The Settlement Agreement includes $23.34 billion in compensation for impacted First Nations individuals and some of their family members.  

 The Settlement applies to First Nations children who were removed from their homes by, or involving, child welfare agencies operating in First Nations communities and the Yukon and placed in out-of-home care between April 1, 1991, and March 31, 2022, and to First Nations children who experienced a delay, denial or gap in essential services between April 1, 1991, and November 2, 2017.  

 Castlemain’s role in implementing the First Nations Child and Family Services Jordan’s Principle Claims Navigator Program is to assist the Claims Administrator in providing navigational supports to Class Members in the Claims Process as outlined in the Settlement Agreement Schedule I, Framework for Supports for Claimants in Compensation Process in a culturally safe and trauma informed way. Our guiding objectives are to ensure that every Claimant has the opportunity to access, understand, and respond to the Settlement Agreement notice, as well as receive the necessary assistance for completing and submitting their claims. Furthermore, we are dedicated to ensuring that Claimants are well-informed about the wellness support and resources available to them  

About the role:  

Reporting to the Claims Helper Program Co-Lead, the Claims Helper Manager will be responsible for the people leadership and oversight of a team of front-line working Claims Helpers. Claims Helper roles will be responsible for working directly with Claimants; either in person, by phone or by computer (virtual), to help individuals understand the Claims Process, provide direct assistance with filling out the claim forms, and in providing wellness resources.   
  
The individual should thrive in a fast-paced, positive and ever-changing environment and be relentlessly committed to outstanding client service  

Responsibilities will include:  

• Support the Claims Helpers as a direct source of information, check-ins and problem-solving, monitoring, growth and development and scheduling team meetings.    

• Help ensure Claims Helpers have access to wellness supports and any support required to meet equipment and organizational needs.    

• Provide oversight and leadership in supporting a team of Claims Helpers.  

• Help ensure the Claims Helpers provide effective support and assistance to Claimants.    

• Work closely with the Co-Leads to support Castlemain policies, training, and mentorship that contributes to building an inclusive working environment. 

• Acts as an escalation support to Claim Helpers, while also having the ability to assist Claimants in completing Claim Forms.  

• Ability to work both independently and collaboratively in a virtual team environment that encourages equal contribution and diverse perspectives. 

• Participate in multiple training sessions including e-courses, de-briefings, and self-directed learning classes to ensure that individuals are equipped with the knowledge and skills required to provide effective claims support for the FNCFSJP Settlement Claims Process.    

• Provide Claimants with assistance in checking the status of their Claims and appealing Adjudicator decisions.    

• Follow key milestones and remain up to date on information regarding the settlement.    

• Contributes to thought leadership content and plan development.  

Scope and complexity: 

• First Nations Community Claims Helper Manager: Will be responsible for management and oversight of First Nations Community Claims Helpers – to support Claimants within their geographic region, with a focus on providing Claimant Support to individuals residing in First Nations communities.  

• Urban Claims Helper Manager: Will be responsible for the management and oversight of Urban Claims Helpers – to support Claimants within a geographic region, with a focus on providing claimant support to individuals living in major urban centres, cities, and towns. Some travel within the urban region is expected as part of this role. 

We’re looking for someone with:  

• 5+ years of experience in project management.  

• Strong knowledge and awareness of Indigenous culture, history, and the impacts of (intergenerational) trauma.    

• An in-depth understanding of colonial policies, discriminatory laws and the impacts of colonization on Indigenous peoples and communities.    

• Strong interpersonal skills and the ability to clearly communicate complex information pertaining to the Parties, classes and overall Settlement.    

• An understanding the governance structure of Indigenous communities.    

• In-depth experience and understanding of Indigenous history, peoples and culture.    

• Self-identifying as Indigenous and/or having first-hand knowledge or experience living in and/or working with an Indigenous community will be considered an asset.    

Good to have: 

• An intermediate understanding of technology and various online platforms.    

• Comfort with effectively presenting to groups of various sizes, both internally and externally   

• Experience building and scaling programs   

At Castlemain, we recognize that the best candidate may not meet all the criteria listed above. We encourage all those interested and with relevant experience to apply even if you don’t match the job posting perfectly.  

Company Benefits:  

Company benefits provided for full-time roles after the 90-day probationary period include health, dental, life, and disability, an Employee Assistance Program, a Flex Health Spending Account under MyHSA, and a cell phone benefit.  Please note that the health, dental, EAP and flex benefits are 100% employer paid. All full-time roles will begin with 3 weeks of vacation, to be accrued.  

Base Salary Compensation Range: $80,000 - $85,000

About Castlemain  

Castlemain, a ChangeMaker company, works for and with Indigenous organizations and communities. We strive to build meaningful and productive relationships that serve the needs of our clients, and we are proud that many of our new clients choose to work with us on a repeat basis. Based on our expertise, our services are also sought after by all levels of government.  With offices on the unceded territories of the Squamish, Tsleil-Waututh and Musqueam in Vancouver, our team consists of both Indigenous and non-Indigenous professionals who bring together diverse backgrounds in communications and engagement, policy development, natural resource management, and sustainable economic development. Our people are the most important asset in our pursuit of achieving excellence in the work we undertake.  

Titre du poste : Gestionnaire des assistants aux réclamations 

Type d’emploi : temps plein, régulier  

Lieu de travail : Northern Ontario, à distance, avec une préférence pour les candidates et les candidats résidant dans des communautés duNorthern de l’Ontario ou ayant des liens avec ces communautés.  

Aperçu  

Chez Castlemain, nous travaillons pour et avec les organisations et les communautés autochtones. Nous nous efforçons d’établir des relations significatives et productives qui répondent aux besoins de nos clients, et nous sommes fiers qu’un grand nombre d’entre eux choisissent de travailler avec nous à de multiples occasions. De plus, en raison de notre expertise, nos services sont recherchés tous les ordres de gouvernement. Nos bureaux étant situés sur les territoires non cédés des Squamish, des Tsleil-Waututh et des Musqueam à Vancouver, notre équipe diversifiée est composée de spécialistes autochtones et non autochtones qui possèdent une vaste expérience en matière de communication et de mobilisation, d’élaboration de politiques, de gestion des ressources naturelles et de développement économique durable. Notre personnel est l’atout le plus important dans notre quête d’excellence dans le cadre du travail que nous effectuons.   
   

Chez Castlemain, nos services sont organisés avec un seul objectif en tête : obtenir des résultats pour nos clients. Nos services sont assurés par une équipe primée qui possède un large éventail de connaissances, d’expériences et de compétences. Chez Castlemain, les services que nous offrons sont organisés en cinq groupes de pratique : négociation, gouvernance et politique, développement économique, mobilisation et communication stratégiques ainsi que règlements et changement social.   
   

Ce rôle sera en grande partie consacré à un important projet à long terme dans le cadre du règlement relatif aux services à l’enfance et à la famille des Premières Nations et au principe de Jordan.   

Le 24 octobre 2023, la Cour fédérale a approuvé l’entente de règlement du recours collectif relatif aux services à l’enfance et à la famille des Premières Nations et au principe de Jordan. L’entente de règlement prévoit une indemnisation de 23,34 milliards de dollars pour les membres des Premières Nations touchés et certains membres de leur famille.   

Le règlement s’applique aux enfants des Premières Nations qui ont été retirés de leur foyer par les services de protection de l’enfance exerçant leurs activités dans les communautés des Premières Nations et au Yukon ou ayant pris part à leurs retraits, et qui ont été placés hors de leur foyer entre le 1er avril 1991 et le 31 mars 2022, ainsi qu’aux enfants des Premières Nations qui ont subi un retard, un refus ou une lacune dans la prestation de services essentiels entre le 1er avril 1991 et le 2 novembre 2017.   

Le rôle de Castlemain relativement à la mise en œuvre du programme d’accompagnement pour les réclamations dans le cadre du règlement relatif aux services à l’enfance et à la famille des Premières Nations et au principe de Jordan est d’aider l’administrateur des réclamations à fournir un soutien d’accompagnement aux membres des groupes tout au long du processus de réclamation, tel qu’il est décrit à l’annexe I de l’entente de règlement, Cadre visant les services de soutien offerts aux réclamants dans le cadre du processus d’indemnisation, d’une manière culturellement sûre et tenant compte des traumatismes. Nous avons pour principaux objectifs de nous assurer que chaque réclamante et réclamant a la possibilité d’accéder à l’avis d’une entente de règlement, de le comprendre et d’y répondre, et de veiller à ce qu’il reçoive l’aide nécessaire pour remplir et soumettre sa réclamation. En outre, nous nous engageons à nous assurer que les réclamantes et réclamants sont bien informés concernant le soutien et les ressources en matière de mieux-être qui sont à leur disposition.   

À propos du rôle :   

Relevant de la ou du coresponsable du programme des assistants aux réclamations, la ou le gestionnaire des assistants aux réclamations sera responsable de diriger et de superviser une équipe d’assistantes et d’assistants aux réclamations de première ligne. Les assistantes et les assistants aux réclamations seront responsables de travailler directement avec les réclamantes et réclamants, en personne, par téléphone ou par ordinateur (virtuel), pour les aider à comprendre le processus de réclamation, leur fournir une aide directe pour remplir les formulaires de réclamation et leur proposer des ressources de mieux-être.   
   
La candidate ou le candidat doit se sentir stimulé dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide, positif et en constante évolution et s’engager sans relâche à fournir un service de qualité aux clients. 

 Les responsabilités du poste sont les suivantes :   

• Soutenir les assistantes et les assistants aux réclamations en tant que sources directes d’informations, de contrôles et de résolution de problèmes, de suivi, de croissance et de perfectionnement ainsi que de planification des réunions d’équipe.   

• S’assurer que les assistantes et assistants aux réclamations ont accès à des soutiens en mieux-être et à toute autre ressource nécessaire pour répondre aux besoins organisationnels et en matière d’équipement.   

• Assurer la supervision et la direction d’une équipe d’assistantes et d’assistants aux réclamations.   

• S’assurer que les assistantes et les assistants aux réclamations fournissent un soutien et une assistance efficaces aux réclamants. 

• Collaborer étroitement avec les coresponsables pour appuyer les politiques, la formation et le mentorat de Castlemain, qui contribuent à créer un environnement de travail inclusif.  

• Agir en tant que soutien en matière de recours hiérarchique auprès des assistantes et des assistants aux réclamations tout en étant en mesure d’aider les réclamants à remplir leur formulaire de réclamation.   

• Avoir la capacité de travailler à la fois de manière indépendante et en collaboration dans un environnement d’équipe virtuelle qui favorise une participation égale et diverses perspectives.  

• Participer à plusieurs séances de formation, notamment des cours en ligne, de séances récapitulatives des cours d’autoformation, afin de s’assurer que les personnes disposent des connaissances et des compétences nécessaires pour fournir un soutien efficace dans le cadre du processus de réclamation du règlement relatif aux SEFPNPJ.   

• Fournir une aide aux réclamantes et réclamants pour vérifier l’état de leur réclamation et porter en appel les décisions de l’arbitre.   

• Suivre les étapes importantes et se tenir au courant des informations relatives au règlement.   

• Contribuer à l’élaboration d’un contenu et d’un plan de direction réfléchi.   

Portée et complexité :  

• Gestionnaire des assistantes et assistants aux réclamations dans les communautés des Premières Nations : la candidate ou le candidat sera responsable de la gestion et de la supervision des assistantes et assistants aux réclamations dans les communautés des Premières Nations afin de soutenir les réclamantes et réclamants dans leur région géographique, en particulier soutenir celles et ceux vivant dans les communautés des Premières Nations.   

• Gestionnaire des assistants aux réclamations dans les régions urbaines : la candidate ou le candidat sera responsable de la gestion et de la supervision des assistantes et assistants aux réclamations dans les régions urbaines afin de soutenir les réclamantes et réclamants dans une région géographique donnée, en particulier celles et ceux vivant dans les grands centres urbains, les villes et les villages. Dans le cadre de ces fonctions, des déplacements dans la région urbaine sont à prévoir.   

    Nous recherchons une candidate ou un candidat ayant les qualités suivantes :   

• Plus de cinq (5) ans d’expérience de la gestion de projets.   

• De solides connaissances et une sensibilisation à la culture et à l’histoire autochtones ainsi qu’aux conséquences des traumatismes (intergénérationnels).   

• Une compréhension approfondie des politiques coloniales, des lois discriminatoires et des conséquences de la colonisation sur les peuples et les communautés autochtones.   

• De solides compétences interpersonnelles et une capacité à communiquer clairement des informations complexes concernant les parties visées, les groupes et le règlement en général.   

• Une compréhension de la structure de gouvernance des communautés autochtones.   

• Une expérience et une compréhension approfondies de l’histoire, des peuples et des cultures autochtones.   

• Le fait de s’identifier comme Autochtone ou d’avoir une connaissance ou une expérience directe de la vie ou du travail dans une communauté autochtone sera considéré comme un atout.   

Qualités souhaitables :  

• Compréhension intermédiaire de la technologie et des différentes plateformes en ligne.   

• Aisance à faire des présentations à des groupes de taille variable, tant à l’interne qu’à l’externe de manière efficace.   

• Expérience de l’élaboration et de la mise à l’échelle de programmes.   

Chez Castlemain, nous reconnaissons que la meilleure candidate ou le meilleur candidat peut ne pas répondre à tous les critères énumérés ci-dessus. Nous encourageons toutes les personnes intéressées et possédant une expérience pertinente à postuler, même si elles nerépondent pas complètement aux exigences de l’offre d’emploi.   

   Avantages sociaux offerts par l’entreprise :   

Les avantages sociaux offerts par l’entreprise pour les postes à temps plein après la période probatoire de 90 jours comprennent des soins de santé, des soins dentaires, une assurance vie et une assurance invalidité, un programme d’aide aux employés, un compte de gestion santé flexible dans le cadre de MyHSA et une allocation pour cellulaire. Veuillez noter que les soins de santé, les soins dentaires, le PAE et les avantages sociaux adaptés aux besoins des membres du personnel sont entièrement pris en charge par l’employeur. Tous les postes à temps plein commencent par trois (3) semaines de vacances, à accumuler.   

Salaire de base/barème de rémunération : de $80,000 $ à $85 000    

Date de clôture : le jeudi 2 avril 2026 à la fin de la journée