Administratief Assistant - Brussel

Over VMA

VMA is de onmisbare partner voor multitechnische oplossingen in de bouw- en industriesector. Als toonaangevende “integrator” blinkt VMA uit in zowel de installatie als het onderhoud van complexe systemen. Onze expertise bestrijkt de gehele levenscyclus van installaties, waardoor optimale prestaties en duurzaamheid op lange termijn worden gegarandeerd. Of het nu gaat om de initiële installatie of het voortdurende onderhoud, VMA is de absolute referentie om aan al uw multitechnische behoeften te voldoen.

Met meer dan 1.200 medewerkers maakt VMA deel uit van de internationale en multidisciplinaire CFE-groep. Ondanks de grote omvang van ons bedrijf, heerst bij ons een aangename sfeer en werken we graag samen als collega’s en als team om een gemeenschappelijk doel te bereiken.

Ben jij een organisatietalent met een hart voor klanten én techniek? Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan is deze functie misschien wel jouw volgende uitdaging!

🚀 Jouw rol

Als Assistant ben jij het kloppend hart van onze serviceorganisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten én de spilfiguur tussen klanten, technici en contractmanagers. Dankzij jouw gestructureerde aanpak zorg je ervoor dat alles vlot, efficiënt en professioneel verloopt.

💼 Wat ga je doen?

🎧 Klantencontact & helpdesk

• Je beheert de helpdesk en bent hét eerste aanspreekpunt voor klanten

• Je behandelt inkomende oproepen en vragen op een professionele en klantgerichte manier

• Je volgt aanvragen en klachten nauwgezet op tot een oplossing

📄 Contractbeheer & administratie

• Je maakt contractdocumentatie op en houdt deze up-to-date

• Je zorgt voor correcte registratie van gegevens in onze systemen

• Je bewaakt de kwaliteit en volledigheid van alle contractinformatie

📅 Planning & coördinatie

• Je stelt planningen op voor technici

• Je coördineert interventies voor onderhoud, dringende oproepen en projecten

• Je zorgt voor een efficiënte inzet van onze technische medewerkers

📊 Rapportering & samenwerking

• Je ondersteunt bij de voorbereiding van rapporteringen (wekelijks/maandelijks/kwartaal)

• Je werkt nauw samen met Contract Managers en Service Engineers

• Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning waar nodig

✅ Wat breng jij mee?

🎓 Opleiding & ervaring

• Diploma secundair onderwijs

• Eerste werkervaring in een gelijkaardige functie

• Ervaring in een technische omgeving (onderhoud) is een sterke troef

🧠 Vaardigheden

• Sterk organisatorisch en administratief ingesteld

• Klantgericht en communicatief vaardig

• Stressbestendig en oplossingsgericht

🌍 Talen

• Vlot in Nederlands of Frans (afhankelijk van de locatie)

• Engels is een pluspunt

💡 Wat mag je verwachten?

• Een afwisselende job met veel verantwoordelijkheid

• Werken in een professionele en ondersteunende omgeving

• Nauwe samenwerking met ervaren collega's

• Mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen

• Werkuren: 8u - 17u, 1u middagpauze