Adjoint(e) de bureau bilingue en soins virtuels - Télétravail (Canada)

À propos de nous

Foundever® est un chef de file mondial de l’industrie de l’expérience client (CX). Avec 150 000 associés à travers le monde, nous sommes l’équipe derrière les meilleures expériences pour plus de 800 marques parmi les plus reconnues et les plus innovantes à l’échelle mondiale. Nos solutions CX novatrices, notre technologie et notre expertise sont conçues pour soutenir les besoins opérationnels de nos clients et offrir une expérience fluide aux clients lors des moments qui comptent le plus.

En soutenant plus de 9 millions de conversations clients chaque jour, dans plus de 60 langues et à travers 45 pays, Foundever combine une force et une portée mondiales avec l’approche agile et entrepreneuriale de sa culture fondée par ses dirigeants, permettant à des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs de transformer leur expérience client.

Lauréate du prix Comparably – Meilleure culture mondiale en 2024, 2023, 2022 et 2021,
Gagnante du prix Gold Stevie Award – Great Employers en 2024 et 2022.

Nous favorisons une culture dynamique axée sur la créativité, la connexion et l’engagement.

Pour en savoir plus sur notre culture : Foundever® Stories.

Ce poste peut impliquer l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle (IA) approuvés afin de soutenir les tâches quotidiennes, d’améliorer l’efficacité et de renforcer la prise de décision. À titre d’exemples, ces outils peuvent inclure des flux de travail automatisés, des recommandations fondées sur les données, des outils de rédaction ou de synthèse, ou encore des outils d’interaction avec les candidats ou les employés, selon les responsabilités du poste.

Cette opportunité correspond à un poste vacant existant visant à soutenir les opérations actuelles de l’entreprise.

Résumé du poste

L’administrateur(trice) de bureau en soins virtuels fournit un soutien administratif essentiel afin d’assurer la prestation efficace des services de soins virtuels au sein des services de télésanté Virtual Care. Une fonction clé de ce poste consiste à gérer sur le plan administratif les demandes d’aiguillage sortantes et les résultats de laboratoire médical entrants — y compris leur réception, leur acheminement, leur suivi et leur escalade en temps opportun vers le/la clinicien(ne) autorisé(e) approprié(e) pour examen et mesures à prendre — conformément aux procédures opérationnelles normalisées (PON) établies. Ce poste n’inclut pas l’interprétation clinique des résultats de laboratoire. Le poste soutient également la planification des horaires des clinicien(ne)s et des patient(e)s, maintient une documentation et des bases de données exactes, soutient les processus de rapprochement de facturation, surveille les exigences de conformité et contribue à la production de rapports ainsi qu’aux opérations du programme. Cette personne travaille en collaboration avec les équipes cliniques et opérationnelles et doit être disponible l’après-midi et en soirée, y compris les fins de semaine, afin d’assurer la continuité du programme.

Exigence de disponibilité : Ce poste est prévu pour assurer une couverture l’après-midi et en soirée, du lundi au dimanche, de 12 h 00 à 20 h 00 (HNA), y compris les fins de semaine et les jours fériés, conformément aux heures d’exploitation du programme.

Responsabilités principales au travail

• Recevoir, consigner et suivre les résultats de laboratoire médical entrants dans le dossier médical électronique (DME) et les outils de suivi connexes, conformément aux PON établies.

• Effectuer le tri des résultats de laboratoire entrants en appliquant des critères établis, non interprétatifs, afin de déterminer le niveau d’urgence (p. ex., normal, anormal, critique) et acheminer rapidement les résultats vers le/la clinicien(ne) autorisé(e) approprié(e) pour examen.

• Faire escalader immédiatement les résultats critiques ou signalés au/à la clinicien(ne) désigné(e) de garde, en suivant les voies d’escalade définies.

• Surveiller les résultats de laboratoire en attente et en suspens afin qu’aucun résultat ne demeure sans suivi, et signaler à l’équipe clinique les suivis en retard.

• Maintenir une documentation exacte de toutes les réceptions de résultats, des actions d’acheminement et des confirmations de réception par les clinicien(ne)s.

• Soutenir l’infirmier(ère) praticien(ne) (IP) responsable clinique afin de veiller à ce que les flux de travail liés aux résultats de laboratoire demeurent conformes aux PON du programme et aux normes de sécurité des patient(e)s.

• Surveiller l’état des demandes d’aiguillage et des listes d’attente; communiquer avec les cabinets de spécialistes pour vérifier l’avancement des demandes; effectuer le suivi des demandes refusées ou incomplètes; et faire escalader les enjeux à l’IP responsable, au besoin.

• Examiner et rapprocher les consultations de soins virtuels afin d’assurer l’exactitude de la documentation, l’intégrité de la facturation et la résolution rapide de toute divergence.

• Agir comme ressource pour les activités d’intégration du personnel et soutenir une communication efficace entre les équipes cliniques et les équipes de soutien, au besoin.

• Produire des rapports de routine et ponctuels (ad hoc) et contribuer au bon déroulement des opérations quotidiennes.

• Coordonner les réunions internes, préparer les ordres du jour et consigner les procès-verbaux, au besoin.

• Soutenir les mises à jour des systèmes, les tests et le déploiement de nouvelles technologies ou de nouveaux flux de travail en soins virtuels.

• Respecter l’ensemble des politiques en matière d’éthique, de conformité et de sécurité de l’information.

• Protéger les actifs, les systèmes et les renseignements confidentiels de l’entreprise conformément aux politiques de l’entreprise.

• Signaler rapidement toute infraction présumée à l’éthique, tout incident de sécurité ou toute atteinte aux données, conformément aux politiques de l’entreprise.

• Traiter les données personnelles, clients et d’affaires en conformité avec les contrats, les politiques internes et les exigences légales.

• Effectuer toute autre tâche assignée par la direction.

Expérience

• 2 à 3 ans d’expérience en administration ou en coordination de programmes, de préférence dans un contexte de bureau en soins de santé ou dans un environnement de soins virtuels.
• Expérience de travail avec des bases de données, des outils de production de rapports et des systèmes de documentation partagée.
• Expérience avec des systèmes de planification/gestion d’horaires et des plateformes de dossiers médicaux électroniques (DME).

Formation

• Diplôme ou certificat de 2 ans en administration des services de santé, administration des affaires, administration de bureau ou dans un domaine connexe, obtenu dans le cadre d’un programme collégial accrédité.
• Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente sera prise en considération.

Compétences et aptitudes

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).
• À l’aise de travailler avec des plateformes de soins virtuels et des outils de collaboration en ligne.
• Bonne compréhension des flux de travail administratifs en cabinet médical, notamment l’acheminement des documents et la gestion des résultats, dans un cadre non interprétatif.
• Capacité à appliquer des PON et des critères d’escalade définis, avec précision et constance, dans des situations où les délais sont serrés.
• Discrétion et bon jugement dans le traitement de renseignements médicaux confidentiels.
• Capacité à produire des rapports de base et à interpréter des données opérationnelles.
• Excellentes aptitudes d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer de façon autonome des priorités concurrentes.
• Capacité de travailler l’après-midi, en soirée, les fins de semaine et les jours fériés, selon l’horaire du programme.
• Le bilinguisme anglais/français est exigé.

Échelle salariale

La fourchette salariale de base pour ce poste est jusqu’à 39140 $ CA par année. Toutefois, le salaire de base offert peut varier en fonction du lieu de travail, des connaissances liées au poste, de la formation, des compétences et de l’expérience.

Exigences préalables à l’embauche

Les offres d’emploi sont conditionnelles et exigent que le candidat complète et réussisse une vérification des antécédents judiciaires, couvrant toute activité criminelle dans chaque lieu de résidence au cours des sept (7) dernières années.

Foundever® s’engage à sélectionner, développer et reconnaître la meilleure personne pour le poste en fonction des exigences du travail à accomplir, sans discrimination fondée notamment sur la race, l’âge, la couleur, la religion, le sexe, la croyance, l’origine nationale, l’ascendance, la citoyenneté, un handicap ou une limitation fonctionnelle, l’état matrimonial, le statut de vétéran protégé, le statut militaire, l’orientation sexuelle, la grossesse, l’information génétique, l’identité ou l’expression de genre, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, provinciales ou locales applicables.

L’entreprise interdit toute forme de discrimination, qu’elle soit dirigée envers les associés, les candidats, les fournisseurs, les clients ou les visiteurs. Cette politique s’applique à tous les aspects de la relation d’emploi, y compris le recrutement, l’embauche, la promotion, la rémunération, les avantages sociaux, la formation, les mesures disciplinaires et la cessation d’emploi.