Implementación de una Plataforma Digital de Colaboración para la Comunidad Avina

TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)

Implementación de una Plataforma Digital de Colaboración para la Comunidad Avina

Información general

Servicio a contratar: Proveedor de servicios para la implementación de una plataforma digital de colaboración para la Comunidad Avina.

Coordinación: Dirección de Innovación Social y Capital Social

Duración del contrato: Desde el 01 de diciembre de 2026 hasta el 30 de diciembre de 2027

Honorarios: Hasta USD 17.400,00 (contrato gestionado en moneda local)

Plazo para envío de propuestas: 19 de noviembre de 2026

Sobre Fundación Avina

Con raíces en América Latina, Fundación Avina es una organización global que conecta, orienta y moviliza recursos financieros y no financieros para promover esfuerzos colaborativos diseñados para abordar los desequilibrios sistémicos que afectan a las poblaciones más vulnerables del Sur Global.

Nuestra visión es un mundo sostenible, próspero, democrático y justo, inspirado en su diversidad. Promovemos impacto colaborativo mediante tres pilares interconectados del desarrollo sostenible:Acción Climática, Economía Justa y Regenerativa e Innovación Democrática.

Contexto y justificación

Fundación Avina basa su modelo de actuación en la colaboración. Parte de su esencia es nutrir su capital social crítico para promover cambios sistémicos desde el Sur Global. Este capital social diverso y potente constituye la Comunidad Avina, integrada por colaboradores actuales y anteriores, inversores y aliados de implementación.

La expansión de las tecnologías de colaboración digital y el crecimiento de comunidades conectadas ofrecen la oportunidad de ampliar la participación social y fortalecer redes de impacto con mayor capilaridad, velocidad y diversidad. En la era figital convergen las dimensiones física, digital y social, lo que demanda nuevas estrategias para un mundo híbrido, en el cual lo físico y lo digital se entrelazan en el tejido social.

Las dimensiones social y física ya están consolidadas en las prácticas de Avina. La plataforma propuesta reforzará la dimensión digital para apoyar, facilitar y agilizar las colaboraciones entre los miembros de la Comunidad Avina.

El diseño deberá partir de una visión estratégica y de largo plazo, orientada al capital social más amplio de Avina. La comunidad de práctica de Impulsouth podrá servir como espacio de pilotaje y validación inicial, sin restringir la arquitectura, las funcionalidades ni la expansión futura de la solución.

El proceso deberá incluir la revisión de plataformas y espacios digitales ya existentes que cumplan propósitos similares, incluida la experiencia de Impulsouth, para identificar aprendizajes, buenas prácticas, funcionalidades relevantes y oportunidades de adaptación.

Objeto de la prestación de servicios

Crear y operacionalizar una plataforma digital para relacionamiento de comunidades, organizaciones, movimientos y socios estratégicos de Avina.

4.1 Objetivos esperados de la plataforma digital

• Facilitar el relacionamiento directo entre Capital social de Avina en diferentes países mediante actividades colaborativas digitales en un ambiente seguro.
• Fortalecer las iniciativas de Avina mediante procesos de inteligencia colectiva.
• Organizar ciclos temáticos de colaboración.
• Crear un repositorio vivo de contenidos.
• Facilitar la difusión de iniciativas del capital social de Avina.
• Generar información periódica sobre uso, involucramiento y adopción para orientar la mejora continua de la plataforma.
• Gestionar la plataforma con un community manager.

Alcance y responsabilidades

5.1 Plataforma tecnológica

La Plataforma se construirá sobre WordPress con BuddyBoss y quedará alojada en Site Ground. El equipo de TI de Fundación Avina estará a cargo de la habilitación de los servicios técnicos y de servidor.

5.2 Estructura esperada de la plataforma

Espacios de comunidades

• Creación de grupos temáticos
• Moderación compartida entre actores del capital social diverso.
• Identidad visual personalizada.

Llamadas colaborativas

• Posibilidad de agendamiento de actividades temáticas en ciclos mensuales o bimensuales.
• Convocatorias para contribuir con ideas, relatos, videos, fotografías y textos.

Producción creativa y de conocimiento

• Carga de contenidos multimedia.
• Herramientas para registrar prácticas, tecnologías sociales, y experiencias territoriales.
• Organización de contenidos por temas, territorio y relevancia.

Inteligencia colectiva y organización de contenidos

• Reunión de contribuciones en paneles temáticos.
• Generación de mapas de problemas, oportunidades y propuestas.
• Facilitación de análisis cualitativos a partir de la participación de las comunidades.

Gobernanza colaborativa

• Protocolo interno sobre reglas de convivencia, ética, derechos de autor y responsabilidad.
• Herramientas para la cogestión entre Avina y su capital social.

Comunicaciones integradas

• Notificaciones y boletines segmentados.
• Difusión de eventos, encuentros y campañas regionales.

Analítica, reportes y mejora continua

• Mecanismos de seguimiento del uso y del comportamiento agregado de los usuarios.
• Tableros y reportes periódicos para la administración de la plataforma.
• Medición de usuarios registrados y activos, suscripciones, frecuencia de acceso, participación e involucramiento.
• Identificación de espacios, contenidos y funciones con mayor y menor uso.
• Recomendaciones periódicas de mejora basadas en los patrones observados.

Escalabilidad e interoperabilidad

• Arquitectura flexible para incorporar nuevas comunidades, agendas, territorios y públicos.
• Diseño que evite que las necesidades del pilotaje limiten las capacidades futuras de la plataforma.
• Posibilidad de evolución funcional y tecnológica de acuerdo con la estrategia de la Comunidad Avina.

5.3 Fases de trabajo

Fase 1. Planificación, diagnóstico y referencia comparada | Meses 0-1

• Mapeo de comunidades prioritarias y del capital social.
• Alineación estratégica con el equipo de Avina en especial área de Capital Social, IT y DCE.
• Levantamiento de requerimientos funcionales y no funcionales.
• Evaluación de espacios digitales ya existentes con fines similares, incluida la plataforma de Impulsouth para su comunidad de práctica.
• Diseño de arquitectura funcional y tecnológica.

Fase 2. Implementación de la plataforma | Meses 2-4

• Configuración de los entornos digitales.
• Diseño de la experiencia de usuario.
• Configuración de mecanismos de gestión, seguridad, privacidad y analítica.
• Capacitación de moderadores y del equipo responsable.
• Creación de los primeros grupos temáticos.

Fase 3. Participación y pilotaje | Meses 5-10

• Pilotaje inicial con las comunidades de práctica que Avina defina.
• Producción, curaduría y sistematización de contenidos.
• Inducción a usuarios sobre facilidades de la plataforma y feedback.
• Seguimiento periódico de adopción, uso e involucramiento.

Fase 4. Consolidación, monitoreo y mejora | Meses 11-12

• Análisis de resultados e indicadores.
• Ajustes derivados del pilotaje, preservando la visión de escalabilidad para el capital social más amplio de Avina.
• Entrega de tablero o mecanismo de monitoreo.
• Informe final con recomendaciones de mejora y hoja de ruta para la evolución de la plataforma.

5.4 Indicadores de éxito y seguimiento

5.4.1 Indicadores cuantitativos

• Número de participantes registrados y activos.
• Número de países y territorios implicados.
• Volumen de contenidos enviados y organizados.
• Cantidad de ciclos colaborativos realizados.
• Frecuencia de acceso, crecimiento de suscripciones y nivel de recurrencia.
• Uso de funcionalidades, espacios y contenidos.

5.4.2 Indicadores cualitativos

• Relevancia y aplicabilidad de las soluciones propuestas.
• Diversidad de participación por género, territorio y origen.
• Fortalecimiento de comunidades y vínculos de colaboración.
• Calidad de la experiencia de usuario.
• Aprendizajes del pilotaje y capacidad de escalamiento.

5.5 Gobernanza del proyecto

• Fundación Avina actuará como coordinadora general.
• La organización ejecutora será responsable de la operación técnica y metodológica.
• El equipo responsable del portal deberá asegurar la producción y revisión periódica de información de uso, involucramiento y mejora.
• Las decisiones derivadas del pilotaje deberán considerar el alcance futuro de la plataforma para el conjunto de la Comunidad Avina.

1. Entregables

Producto 1. Diagnóstico, benchmark y diseño funcional

• Análisis de necesidades y requerimientos.
• Benchmark de plataformas y experiencias similares, incluida la experiencia de Impulsouth.
• Recomendaciones de arquitectura funcional y tecnológica.
• Propuesta de experiencia de usuario y plan de implementación.

Producto 2. Plataforma configurada y operativa

• Entorno funcional configurado de acuerdo con los requerimientos aprobados.
• Primeros grupos temáticos y funcionalidades habilitadas.
• Mecanismos de administración, seguridad, privacidad y analítica implementados.

Producto 3. Guías y transferencia de capacidades

• Guía de uso para participantes.
• Guía de gobernanza y moderación.
• Manual de administración.
• Capacitación al equipo responsable de gestionar la plataforma.

Producto 4. Ciclos colaborativos y repositorio

• Ciclos colaborativos implementados.
• Repositorio de contenidos organizado por comunidad, tema y territorio.
• Sistematización del pilotaje y aprendizajes.

Producto 5. Sistema de monitoreo y analítica

• Tablero o mecanismo de seguimiento de indicadores.
• Definición de métricas de adopción, participación e involucramiento.
• Registro de usuarios suscritos, usuarios activos, frecuencia de acceso y crecimiento de la comunidad.
• Identificación de funcionalidades, espacios y contenidos más y menos utilizados.

Producto 6. Reportes periódicos y recomendaciones

• Reportes periódicos de uso, involucramiento, suscripciones y funciones utilizadas.
• Análisis de tendencias y patrones de adopción.
• Recomendaciones de mejora de la experiencia de usuario y de fortalecimiento de la participación.
• Informe final y hoja de ruta para mejoras y nuevas funcionalidades.

6.1 Cronograma propuesto

Fase

Duración

Resultado principal

Planificación, diagnóstico y benchmark

1 mes

Requerimientos, referencias comparadas y diseño

Implementación de la plataforma

3 meses

Plataforma configurada y equipo formado

Participación y pilotaje

6 meses

Comunidades activadas, contenidos y aprendizaje del piloto

Consolidación y monitoreo

2 meses

Analítica, ajustes, informe final y hoja de ruta

Perfil requerido

Empresa con enfoque multidisciplinario, capaz de combinar conocimientos técnicos en herramientas digitales con comprensión de procesos sociales y ambientales, También debe contar con un Community Manager dedicado a la dinamización de esta plataforma.

7.1 Criterios técnicos

• Experiencia en desarrollo de plataformas de colaboración digital.
• Historial de trabajo con comunidades digitales latinoamericanas
• Experiencia en metodologías ágiles.
• Experiencia en analítica digital, tableros de seguimiento y elaboración de reportes de uso.
• Capacidad para diseñar soluciones escalables y orientadas a la mejora continua.                                      Monto total y esquema de pagos

Por los servicios, productos y entregables contemplados, el monto máximo previsto es de USD 17.400,00. El contrato será gestionado en moneda local.

9.1 Esquema de pagos por entregables

La distribución de pagos por producto, los porcentajes y las fechas de desembolso no están definidos en el TDR original.

9.2 Impuestos y costos bancarios

Los cargos por transferencias bancarias e impuestos locales serán asumidos por la persona o la organización contratada.

Modalidad de ejecución y flexibilidad

Este trabajo será contratado bajo la modalidad de proveedor de servicios profesionales.

Se espera que la persona consultora o empresa contratada trabaje de manera flexible, con entregas específicas y sesiones estratégicas en coordinación con los equipos de Avina.

Propiedad intelectual, privacidad y condiciones generales

• Todo el contenido producido respetará los derechos de autor y las licencias de uso.
• La plataforma deberá garantizar estándares de privacidad y protección de datos.
  
• La solución deberá permitir la evolución de sus capacidades sin quedar limitada por las necesidades específicas del pilotaje.

 Apliación

Invitamos a las personas / organizaciones interesada a aplicar hasta el 25 de noviembre de 2026. Adjuntando CV de hasta dos páginas del equipo y una propuesta técnico – económica, expresada en moneda local.