DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EVALUACIONES (SGE) PARA ECOLOGY PROJECT INTERNATIONAL (EPI)

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA UNA CONSULTORÍA EN:

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EVALUACIONES (SGE) PARA ECOLOGY PROJECT INTERNATIONAL (EPI)

1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES

Ecology Project International (EPI) es una organización sin fines de lucro enfocada en conectar a jóvenes con la ciencia y la conservación a través de programas de educación experiencial en áreas de alta biodiversidad. Para medir el cambio en el nivel de Alfabetización Ambiental (Environmental Literacy) y la calidad de los programas, EPI aplica instrumentos de evaluación (Pre/Post test y encuestas de calidad del curso - CQS) a los participantes de sus diversos programas (locales y visitantes).

Actualmente, el sistema de evaluación procesa los datos mediante una arquitectura semi-manual basada en Jotform y hojas de cálculo de Google Sheets. Cada programa e instrumento requiere un archivo independiente altamente complejo, dependiente de scripts personalizados (AppScripts) para evitar errores de inserción de filas.

Problemática actual del sistema

- Fragilidad operativa: La conexión entre la recolección de datos y el procesamiento es propensa a romperse, requiriendo reconstrucciones frecuentes.

- Falta de centralización e integración: Los cambios o mejoras en la lógica de evaluación de un programa no se propagan automáticamente al resto. Las bases de datos se encuentran fragmentadas.

- Cuello de botella técnico: El conocimiento profundo de la arquitectura actual reside en un número extremadamente limitado de personas (System Admin), lo que genera vulnerabilidad operativa.

- Ineficiencia en la generación de reportes: La consolidación de métricas de impacto y gráficos para docenas de cursos anuales sigue siendo un proceso intensivo en mano de obra.

Ante esta situación, EPI requiere contratar una consultoría especializada para diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Evaluaciones (SGE) centralizado, robusto, automatizado y escalable que permita procesar datos de impacto, automatizar ponderaciones complejas y generar dashboards interactivos y reportes ejecutivos.

2. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA

Objetivo General

Diseñar, desarrollar e implementar una plataforma tecnológica (Sistema de Gestión de Evaluaciones - SGE) que centralice, automatice y estandarice la ingesta, procesamiento, ponderación y visualización de datos de evaluación de impacto socioambiental e instrumental de EPI.

Objetivos Específicos

1. Estandarizar la ingesta de datos: Desarrollar un mecanismo unificado que ingrese automáticamente respuestas desde encuestas digitales (vía Webhooks/API de Jotform u otra plataforma) y archivos estandarizados sin perder la integridad histórica.

2. Implementar un motor de ponderación dinámico: Programar una lógica de negocio capaz de asignar puntajes y pesos por categoría y subcategoría según el instrumento, programa y año, excluyendo valores nulos en el cálculo estadístico.

3. Desarrollar un panel de visualización y reporteo: Crear dashboards interactivos multilenguaje (Español/Inglés) con capacidad de filtrado por sitio, escuela, programa o año, permitiendo la exportación de gráficos y la capacidad de insertar texto manualmente.

4. Asegurar la gobernanza y escalabilidad: Diseñar un esquema de seguridad basado en roles (RBAC) y preparar la arquitectura para soporte multitenant o particionamiento.

3. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y ARQUITECTURA DEL SISTEMA

La persona o empresa consultora deberá proponer la arquitectura técnica óptima para el sistema (evaluando la viabilidad entre un desarrollo modular a medida o una solución híbrida,avanzada), la cual deberá incluir explícitamente:

• Propuesta de Stack Tecnológico: Definición detallada de las tecnologías, frameworks y librerías tanto para el frontend como para el backend, base de datos y herramientas de gestión de estado o IA (de ser aplicable).
• Estimación de Costos de Infraestructura (Cloud/Hosting): Proyección presupuestaria estimada para el despliegue, operación y escalabilidad de la infraestructura en la nube durante el primer año de operación (o según los requerimientos de la organización).
• Plan de Soporte, Mantenimiento y Garantía: Propuesta de seguimiento técnico post-implementación, tiempos de respuesta ante incidencias y periodos de garantía o actualización del sistema.

A. Módulo de ingesta y conciliación

Ingesta automática para respuestas desde Jotform.

• Mapeo estandarizado de metadatos del participante: Programa, Sitio, Tipo de Programa (Local/Visiting), Año, Tipo de Encuesta (Pre/Post/CQS), Escuela, ID de Participante, Edad, Tipo de Escuela, Género.
• Cruce automático de datos Pre/Post a nivel participante y vinculación con la encuesta de Calidad de Servicio (CQS).
• Validación de duplicados y limpieza de datos en la ingesta.

B. Motor de ponderación

• Lógica programada adaptable por tipo de pregunta (Selección única, Escala Likert, Frecuencia, abierta).
• Mapeo dinámico: Cálculo del puntaje asignado según el peso de la categoría/subcategoría definido para cada instrumento. Con flexibilidad para cambiarlo.
  
• Manejo de nulos: Los datos faltantes o en blanco no deben computarse como respuestas incorrectas; deben ser excluidos del denominador estadístico para evitar distorsiones en los promedios.

C. Visualización, dashboards y reporteo

• Dashboard interactivo (Bilingüe Español/Inglés): Panel de visualización de datos con filtros dinámicos avanzados (rango de fechas, escuela, tipo de programa, sitio y año) para la consulta operativa de las respuestas procesadas, con opción de elegir múltiples.
• Módulo de revisión, narrativa y preaprobación: Espacio de validación donde el equipo operativo puede revisar la información, agregar o editar conclusiones cualitativas/narrativas dentro de la plataforma y otorgar el "visto bueno" antes de liberar el formato final.
• Generación de reportes ejecutivos dinámicos: Módulo que alimenta plantillas institucionales pre aprobadas con la información filtrada y validada, permitiendo la descarga del documento ejecutivo en formato PDF y la exportación de gráficos individuales en alta resolución a un solo clic.

D. Seguridad, Control de Accesos y Particionamiento (Multi-tenancy)

Esquema de gestión jerárquica y credenciales: Módulo de autenticación y administración de usuarios que contempla:

• Administrador del sistema: Control total de la plataforma; encargado de crear, configurar y dar de baja organizaciones aliadas, así como de asignar y gestionar las credenciales de los administradores locales de cada organización.
• Administrador de Organización: Gestión interna por cada organización aliada; con capacidad de crear usuarios, asignar credenciales, restablecer contraseñas y administrar los accesos de su propio equipo.
• Esquema de permisos por funcionalidad: La plataforma deberá permitir asignar o revocar permisos específicos sobre funcionalidades, vistas, herramientas y datos a nivel de usuario o por organización.
• Aislamiento y Particionamiento de Datos (Tenant Isolation): La arquitectura debe garantizar la separación lógica y segura de los datos entre organizaciones aliadas, asegurando que cada una opere de forma independiente con controles estrictos de privacidad, cuotas de volumen y permisos limitados.

4. ENTREGABLES DEL PROYECTO

1. Documento de diseño de arquitectura y plan de trabajo: Especificación técnica de la base de datos relacional, modelo de entidad-relación, flujo de datos API/Webhooks y wireframes de la interfaz de usuario.

2. Plataforma (sge) funcional: Código fuente y despliegue del sistema probado en ambiente de producción, incluyendo el motor de ponderación, ingesta automática y lógica multilenguaje.

3. Dashboard de kpis y generador de reportes: Módulo de visualización con filtros interactivos, espacio para narrativas y exportación a PDF/imágenes.

4. Plan de migración de datos históricos: Migración exitosa de las bases de datos históricas de EPI en Google Sheets/Excel hacia la nueva estructura relacional.

5. Documentación técnica y manuales de usuario: Manual de administración del sistema, diccionarios de datos, guía de API y manuales operativos para usuarios finales en español e inglés.

6. Programa de capacitación y transferencia de conocimiento: Sesiones prácticas dirigidas al equipo operativo y administradores de EPI México sobre el registro de actividades, gestión de instrumentos y emisión de reportes.

5. PLAZO DE LA CONSULTORÍA

El plazo máximo de ejecución para el desarrollo, migración, pruebas y capacitación será de 10 meses a partir de la firma del contrato, seguido de un periodo de garantía de soporte técnico directo de 30 días posterior a la salida a producción.

6. PERFIL REQUERIDO DE LA EMPRESA O EQUIPO CONSULTOR

Se busca una persona jurídica o equipo multidisciplinario con las siguientes capacidades comprobables:

• Liderazgo Técnico: Título profesional en Ingeniería de Software, Sistemas de Información o áreas afines, con al menos 5 años de experiencia liderando proyectos informáticos.
• Desarrollo de Software y Arquitectura: Experiencia demostrable en diseño de bases de datos relacionales, desarrollo de APIs RESTful y Webhooks, e implementación de aplicaciones con frameworks modernos (Full-stack). Incluye conocimientos en esquemas seguros de identidad y control de accesos, así como despliegue en infraestructura escalable basada en la nube.
• Business Intelligence y Analytics: Dominio en el diseño de motores de cálculo estadístico, agregación de datos y paneles de visualización (Power BI embedded, D3.js, Recharts o similar).
• Seguridad y Nube: Conocimiento en esquemas de autenticación (OAuth2, RBAC) e implementación de arquitectura y despliegue en infraestructura escalable basada en la nube.
• Experiencia en Sector Social/Educativo (Deseable): Experiencia previa en el desarrollo de sistemas de evaluación de impacto, encuestas o plataformas para ONGs e instituciones educativas.

7. ESTRUCTURA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La persona o empresa interesada deberá presentar su propuesta técnica y económica dividida en las siguientes secciones:

A. Propuesta Técnica:

1. Propuesta de solución técnica: Detalle de la arquitectura propuesta (Stack tecnológico, plataforma de hosting, infraestructura de BD, seguridad y mecanismo de ingesta).

2. Enfoque metodológico: Cronograma detallado de trabajo (por fases o sprints), estrategia de migración de datos históricos y plan de pruebas.

3. Descripción de costos recurrentes y estrategia de mantenimiento.

4. Estrategia de escalamiento del sistema: La propuesta debe detallar cómo se facilitará la incorporación de nuevas funcionalidades para garantizar que el sistema pueda crecer de forma modular en el tiempo.

B. Propuesta económica y desglose de costos

El presupuesto máximo con el que la organización cuenta para este proyecto es de $4,000 USD.

La persona consultora o la empresa consultora deberá hacer su propuesta económica basada en la siguiente estructura:

Rubro

%

Diseño y arquitectura

%

Desarrollo e integración

%

Implementación y lanzamiento

%

Total

$

8. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Criterio                       Descripción                                                       Porcentaje

Propuesta Técnica

Solidez del diseño del sistema, claridad en la

lógica del motor de ponderación, ingesta

automática y viabilidad de la solución

técnica.

 30%

Experiencia del

Equipo Consultor

Portafolio de proyectos, perfil de los

desarrolladores

25%

Presupuesto y

Estructura de Costos

Competitividad financiera del desarrollo e

impacto rentable de los costos de

mantenimiento a largo plazo.

25%

Plan de Migración y

Capacitación

Claridad en la transferencia de conocimiento

y manejo de datos históricos de EPI.

10%

Metodología y

Cronograma

Coherencia de los tiempos de entrega y

fases de implementación.

10%

Total

100%

9. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

• La persona consultora deberá enviar su CV, además de su propuesta técnica y financiera. Estas dos últimas en un solo documento (PDF) a más tardar el: 11 de septiembre del 2026 a las 17:00 hrs (Tiempo del Pacífico).
  
• Envío de documentación vía correo electrónico a: monica@ecologyproject.org bajo el asunto: "Propuesta Consultoría SGE - [Nombre de la Empresa/Consultor]"
  
  Materiales de ejemplo para conocer nuestro sistema de evaluación actualmente:
  https://drive.google.com/drive/folders/1eGukUMxZdSTJRPqPozBholISaDHMkDBV